O que esta aplicação faz
Quatro ferramentas que passam trabalho umas às outras. Não precisa de todas no primeiro dia — comece por contar.
As três primeiras secções — esta, Configuração e A sua primeira contagem — são tudo o que precisa para contar uma prateleira e corrigir a Shopify. Cerca de dez minutos.
Tudo o que vem a seguir é referência. Volte cá quando precisar, ou use as caixas no topo para saltar diretamente para uma tarefa.
| Ferramenta | Para que serve | O que faz à Shopify |
|---|---|---|
| Contagens de stock | Contar o que está mesmo nas suas prateleiras | Substitui a quantidade pela sua contagem |
| Entregas | Conferir as caixas de um fornecedor antes de virarem stock | Acrescenta o que recebeu |
| Transferências | Mover stock entre os seus próprios locais | Move-o de um para o outro |
| Pontos de reencomenda | Ser avisado do que está a acabar | Nada — escreve-lhe um rascunho de encomenda |
Contar nunca altera o seu stock na Shopify. Tudo o que lê ou escreve fica guardado dentro desta aplicação até alguém carregar deliberadamente no botão que a aplica — e esse botão diz-lhe sempre quantos artigos vão mudar antes de fazer o que quer que seja.
O que quer dizer que um erro de contagem não é uma catástrofe. Corrija um número, volte a contar uma prateleira, ou deite a contagem toda fora. A Shopify nunca soube de nada.
Dois sítios, uma aplicação
Quase tudo existe nos dois sítios, e são os mesmos dados — comece uma contagem num computador e termine-a num telemóvel, se quiser.
| Onde | O que faz aí |
|---|---|
| Administração da Shopify num computador | Configurar, criar contagens, rever diferenças, aprovar alterações |
| Shopify POS telemóvel ou tablet | A contagem propriamente dita, a leitura e a desembalagem, na loja |
Ao longo deste guia, Administração e POS dizem-lhe em qual dos dois acontece cada passo.
Do que precisa
- Uma loja Shopify com locais configurados, e o stock acompanhado nos produtos que quer contar
- Shopify POS num telemóvel ou tablet, com sessão iniciada no local que está a ser contado
- Acesso de administrador à sua loja, para instalar e configurar a aplicação
Um leitor de códigos de barras é opcional — a câmara do dispositivo funciona, e uma pistola de leitura emparelhada também. A aplicação fica à escuta das duas assim que uma contagem abre.
Configuração
Três coisas têm de estar feitas antes de a sua equipa poder atualizar o stock da Shopify a partir de um dispositivo POS. O Painel da aplicação acompanha as três e vai-as assinalando à medida que avança.
Enquanto não definir um código de gestor, o POS recusa-se a alterar stock. Não é um defeito — é de propósito. A aplicação prefere travar um funcionário a deixar um dispositivo sem supervisão reescrever o seu inventário.
Também impede terminar uma contagem, não apenas aplicá-la. Por isso, sem código, a sua equipa pode ler a loja inteira e ser recusada no último ecrã. Defina-o primeiro.
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Definir um código de gestor Administração
Vá a Definições → Acesso POS → Código de gestor e prima Definir código. Quatro a oito dígitos.
É isto que a sua equipa escreve no dispositivo sempre que está prestes a acontecer alguma coisa irreversível: terminar uma contagem, aplicá-la, adicionar uma entrega à Shopify, ou ajustar um produto.
As Definições são onde decide o que a equipa pode fazer no POS. O código de gestor está em Acesso POS. -
Adicionar os mosaicos ao seu POS POS
Num dispositivo POS: ≡ Mais → Definições → Personalizar o ecrã inicial → Adicionar mosaico → Aplicações, e depois adicione os mosaicos que quiser — Contagens de stock, Entregas, Transferências.
Este passo assinala-se sozinho assim que chegar alguma coisa de um dispositivo real.
Depois de adicionados, os mosaicos ficam no ecrã inicial do POS. A equipa nunca precisa da administração. -
Fazer uma contagem e aplicá-la POS
Conte uma prateleira, termine-a, aplique-a. Esse último passo é o que corrige a Shopify — e fazê-lo uma vez de ponta a ponta é a forma mais rápida de perceber a aplicação toda.
É de escrita apenas. Nada na aplicação lho consegue mostrar de volta, e alterá-lo ou removê-lo exige o código atual. Não há reposição nem recuperação por email — aponte-o num sítio seguro.
Cinco tentativas erradas em quinze minutos bloqueiam a loja inteira durante alguns minutos, não só aquele dispositivo. Uma entrada correta desbloqueia imediatamente.
A sua primeira contagem
Comece pequeno. Escolha uma prateleira — os produtos de um fornecedor, ou um tipo de produto — em vez da loja inteira. Dez minutos, e ensina-lhe o processo todo.
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Iniciar a contagem POS
Toque no mosaico Contagens de stock e depois em Iniciar uma nova contagem.
Em “O que quer contar?” escolha Um fornecedor e escreva o nome de um fornecedor exatamente como aparece nos seus produtos. Dê um nome à contagem, se quiser — caso contrário fica com a data de hoje.
Escolher Um fornecedor em vez de tudo é o que faz disto um trabalho de dez minutos em vez de um dia inteiro. -
Contar a prateleira POS
Leia cada artigo com uma pistola de leitura, ou toque em Ler com a câmara. Cada leitura acrescenta um.
Sem código de barras? Escreva parte do nome em Pesquisar nome, código de barras ou SKU e introduza o número na caixa Contado.
Prateleira vazia? Toque em Nada na prateleira — isso regista um zero a sério, que é diferente de deixar a linha em paz.
Cada linha mostra a fotografia do produto, o que a Shopify tem, e uma caixa para o que encontrou. A etiqueta à direita diz-lhe num relance se a linha já foi contada. -
Terminar a contagem POS
Toque em Terminar contagem. O ecrã diz-lhe quantos artigos foram contados e quantos não foram, e lembra-o de confirmar que toda a gente já acabou de contar.
Ainda não chegou nada à Shopify. Terminar apenas fecha a contagem a novas leituras. -
Aplicá-la à Shopify POS
Escolha Deixar os artigos não contados intactos — a opção segura, e a certa para uma primeira contagem.
Introduza o seu código de gestor. A confirmação diz quantos artigos vão mudar. Confirme, e a Shopify é atualizada.
Este é o único ecrã de toda a aplicação que altera o seu stock na Shopify — e diz-lhe sempre primeiro quantos artigos vai tocar. -
Conferir na administração Administração
Abra a aplicação na administração da Shopify, vá a Contagens de stock e abra a contagem. Cada linha mostra o que a Shopify tinha, o que contou, e a diferença.
É este o ciclo completo. Tudo o resto neste guia é uma variação dele.
Contar no POS
Tudo o que o ecrã de contagem consegue fazer.
Três formas de contar
| Método | Como | Melhor para |
|---|---|---|
| Pistola de leitura | É só ler. O ecrã fica à escuta desde que abre — não há botão nenhum para premir primeiro. | O mais rápido numa prateleira comprida |
| Câmara | Toque em Ler com a câmara. Fecha-se sozinha depois de cada leitura e mostra-lhe o que contou — toque em Ler o seguinte para continuar. | Quando não há uma pistola à mão |
| Escrever | Pesquise o nome e use a caixa Contado. | Doze camisas iguais; códigos de barras em falta |
Não o leia doze vezes — escreva 12 na caixa Contado. Mais rápido, e sem o risco de a lente ler duas vezes a mesma etiqueta.
O que vê depois de cada leitura
Uma leitura conta logo — não há nada para tocar primeiro. O ecrã mostra-lhe depois o que contou:
- A fotografia do produto, o nome e a variante, para poder conferir com o que tem na mão
- O número em que está agora, numa caixa por cima da qual pode escrever se estiver errado
- Ler o seguinte para continuar, ou Terminar leitura para voltar à lista
Escrever um número novo faz aparecer um botão Guardar que diz o valor que vai escrever. Não tem de lhe tocar — continuar com Ler o seguinte também o guarda, por isso uma correção nunca se perde.
Corrija ali mesmo. Escreva o número certo na caixa desse ecrã — não tem de ir procurar o artigo outra vez na lista a seguir.
Leu duas vezes o mesmo sem querer? A mesma correção: escreva o que está mesmo na prateleira.
Se a contagem foi definida para Ler todas as unidades, as quantidades não podem ser escritas de todo — é esse o objetivo da definição, e a aplicação não deixa que se contorne.
Por isso o ecrã oferece Começar este artigo de novo: põe esse produto outra vez a zero, e volta a ler as unidades que lá estão mesmo.
Se a sua equipa precisar de escrever números nessa contagem, um gestor pode autorizá-lo a partir do ecrã de contagem com o código de gestor.
Contado zero não é o mesmo que não contado
Esta é a distinção em que a aplicação toda assenta, e a única coisa que vale mesmo a pena ensinar à sua equipa.
| O que quer dizer | O que acontece quando aplica | |
|---|---|---|
| Contado: nada na prateleira | Alguém foi até à prateleira e ela estava vazia | A Shopify é corrigida para 0 |
| Não contado | Ninguém lá chegou | Fica intacto — a não ser que opte por pôr a zero os artigos não contados |
Se dois produtos partilham um código de barras
A Shopify permite-o, por isso a aplicação pergunta em vez de adivinhar: “2 produtos partilham o código de barras 5012345678900. Toque no que leu.” Tem o artigo na mão — consegue distingui-los.
Contar sem sinal
As contagens são guardadas primeiro no dispositivo e enviadas quando a ligação voltar. As linhas atualizam-se logo em qualquer dos casos. Um dispositivo guarda até 250 contagens pendentes.
Se o ecrã disser “À espera de N contagem(ns) guardada(s)”, volte a ter sinal antes de fechar. Essas contagens ainda não chegaram ao servidor.
Contagens a partir da administração
Tudo o que faz num telemóvel também pode fazer num computador — mais a revisão, que é mais fácil num ecrã grande.
Criar uma
Prima Nova contagem, escolha o local, e escolha o que contar.
As contagens criadas aqui têm “permitir que esta contagem seja aplicada e concluída em dispositivos POS” desmarcado por predefinição. Deixe-o desmarcado e a sua equipa conta a prateleira toda, toca em Terminar, e é informada de que a contagem tem de ser terminada na administração.
Ainda assim conseguem passar daí — há um botão Desbloquear com o código de gestor no dispositivo — mas é mais fácil assinalar a caixa agora.
Rever uma contagem
Também pode ler diretamente para dentro de uma contagem a partir daqui, usando a barra de leitura no topo da página — prático com um leitor USB ligado ao computador.
Alterar o que o POS pode fazer, a meio de uma contagem
Contagens cíclicas
Contar uma secção de cada vez, por turnos, em vez de fechar a loja para uma contagem completa.
Não existe um modo “contagem cíclica” separado — é simplesmente o que acontece quando limita uma contagem a parte de um local. Escolha uma fatia diferente por dia e está a fazer contagens cíclicas.
| Âmbito | Abrange | Onde |
|---|---|---|
| Tudo neste local | Todos os produtos com stock aí | Ambos |
| Um fornecedor | Produtos cujo Fornecedor corresponde exatamente | Ambos |
| Um tipo de produto | Produtos cujo Tipo corresponde exatamente | Ambos |
| Uma etiqueta | Produtos que tenham essa etiqueta | Ambos |
| Uma coleção | Correspondida pela etiqueta com o mesmo nome | Só na administração |
Os valores do âmbito têm de corresponder ao que está no produto na Shopify, maiúsculas incluídas. Acme não encontra ACME. Se uma contagem vier vazia, é quase sempre por isto.
Um turno que funciona
Divida por aquilo que as suas prateleiras estão realmente organizadas — normalmente fornecedor ou tipo de produto. Conte uma fatia por dia, sempre à mesma hora, e passa por tudo em quinze dias sem nunca fechar.
As contagens estão limitadas a 3000 produtos cada, o que é mais uma razão para fatiar em vez de contar tudo de uma vez.
Contagem cega
Esconder o número da própria Shopify de quem está a contar.
Quem vê “a Shopify tem 12” tende a contar até doze e parar. Deixa de contar e passa a confirmar. E quem esteja a esconder uma falta pode simplesmente escrever o número que o ecrã já lhe deu.
Uma contagem cega tira o número, para que o que fica registado seja o que está genuinamente na prateleira.
| Opção | A equipa vê no POS | Use quando |
|---|---|---|
| Mostrar a quantidade da Shopify | Tudo | Está a contar na sua própria loja |
| Ocultar até a contagem terminar | Nada enquanto contam; as diferenças aparecem quando terminam | A maioria das contagens cegas |
| Ocultar completamente | Nada, nunca | Quer as diferenças revistas apenas na administração |
A contagem cega aplica-se apenas aos dispositivos POS. A administração mostra sempre todas as quantidades esperadas e todas as diferenças, escolha a opção que escolher — e nada é escrito na Shopify até você aprovar.
Alterar isto mais tarde
A partir da administração, nos dois sentidos, na hora. A partir do POS não consegue alterar de todo o modo de uma contagem a decorrer.
Há uma regra propositada ao iniciar uma contagem no POS: tornar uma contagem mais cega é sempre permitido, mas iniciar uma contagem menos cega sobre prateleiras que já estão a ser contadas às cegas é recusado — senão qualquer pessoa podia abrir uma segunda contagem sobre os mesmos produtos e ler ali os números.
Ajustar stock fica indisponível nesse local para quem não tiver o código. Mostraria a quantidade em tempo real e daria cabo da contagem.
Terminar e aplicar
O passo que altera mesmo a Shopify.
Terminar uma contagem fecha-a a mais contagens. Não altera nada na Shopify. Aplicar é um passo separado, e diz-lhe sempre primeiro quantos artigos vão mudar.
O que fazer aos artigos que ninguém contou
| Opção | O que acontece |
|---|---|
| Deixar os artigos não contados intactos | Só os artigos contados são corrigidos. Todo o resto fica intacto. |
| Colocar a zero os artigos não contados | Todos os produtos no âmbito que ninguém contou ficam a 0. |
Põe a zero tudo o que estiver no âmbito da contagem e em que ninguém tenha tocado — incluindo prateleiras a que ninguém chegou antes da hora de fecho, e produtos que não carregaram bem quando a contagem foi criada.
Use isto apenas quando a contagem tiver mesmo abrangido todos os produtos no âmbito e souber que tudo o que não foi encontrado desapareceu mesmo. Caso contrário, escolha Deixar os artigos não contados intactos. Não há forma de anular.
Ler a contagem
| Coluna | Quer dizer |
|---|---|
| Esperado | O que a Shopify tinha quando a contagem foi iniciada — uma fotografia, não um número em tempo real |
| Contado | O que encontrou |
| Discrepância | Contado menos Esperado. Positiva quer dizer que há mais na prateleira do que a Shopify julgava. |
O Esperado é fixo de propósito — se acompanhasse o stock em tempo real, a diferença mudava sempre que vendesse um. Se uma contagem já está aberta há algum tempo, prima Atualizar a partir da Shopify na página da contagem para o reler.
A aplicação relê o seu stock da Shopify automaticamente mesmo antes de escrever seja o que for, por isso os números que decidem a atualização nunca estão desatualizados — só os que está a ler no ecrã antes disso.
Mudar de ideias
Reabrir põe uma contagem terminada outra vez em contagem. Numa contagem já aplicada, use Reabrir para recontar — relê primeiro as quantidades da Shopify, para que esteja a contar contra os números atuais.
Entregas
Conferir as caixas de um fornecedor antes de o que vem lá dentro virar o seu stock.
Aplicar uma entrega acrescenta o que recebeu ao que a Shopify já tem. Uma contagem de stock substitui o número pela sua contagem.
Nunca use uma contagem de stock para registar uma entrega — apagaria tudo o que já estava na prateleira.
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Criar a encomenda Administração
Encomendas de compra → Criar encomenda de compra. Escolha o local de destino e o fornecedor, e depois acrescente produtos com quantidades e custos.
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Fazê-la, e depois enviá-la Administração
Fazer a encomenda quando ela segue para o fornecedor, Marcar como enviada quando ele a despacha. As duas são só registo — nada toca na Shopify.
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Contar o que chegou POS
Abra o mosaico Entregas, escolha a encomenda, e leia cada artigo à medida que desembala.
Cada leitura conta logo e mostra-lhe o que contou — a fotografia do produto, o nome, e o número em que está agora, com o que o papel dizia ter sido encomendado. Altere aí o número se estiver errado, e depois Ler o seguinte para continuar ou Terminar leitura para voltar à lista.
A câmara fecha-se sozinha depois de cada leitura, por isso vê sempre o que ficou registado em vez de um visor.
Na administração também pode premir Receber tudo se já conferiu as caixas a olho.
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Adicioná-la à Shopify POS
Prima Adicionar N unidades à Shopify e introduza o código de gestor. Só nessa altura é que o seu stock sobe.
São duas coisas diferentes, e é a confusão mais comum da aplicação. Contar uma entrega à entrada só regista números aqui. Uma encomenda pode dizer recebida sem que nada disso tenha chegado à Shopify.
Fique atento à faixa âmbar: “3 unidades recebidas ainda não foram adicionadas ao stock da Shopify.” É essa que importa.
A aplicação só envia o que ainda não enviou, por isso premir uma segunda vez não faz nada. Conte uma entrega ao longo de dois dias e só as unidades novas passam.
Receber mais do que encomendou é recusado, a não ser que ligue Permitir receber mais do que foi encomendado nas Definições.
Transferências
Mover stock entre os seus próprios locais.
Propositadamente com duas pontas: um local envia, o outro conta o que apareceu mesmo. A Shopify só muda nesse segundo passo, por isso o stock em trânsito nunca se perde.
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Montá-la Administração
Transferências → Criar transferência. Escolha a origem e o destino, e depois acrescente produtos. Também pode começar uma no POS com o mosaico Transferências.
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Enviá-la Administração
Marcar como enviada. Ainda não se moveu nada na Shopify.
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Contá-la à entrada, do outro lado POS
Num dispositivo com sessão iniciada no destino, a transferência aparece em A chegar para si. Leia cada artigo à medida que desembala.
Tal como nas entregas, cada leitura conta logo e mostra-lhe o produto e o seu número novo, com uma caixa para o corrigir. A câmara fecha-se depois de cada leitura para que veja o que ficou registado.
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Mover o stock POS
Confirme, e a Shopify move-o: desce na origem, sobe no destino, num só passo.
Tratado automaticamente — a aplicação começa a ter stock dele aí antes de mover as unidades. Não há nada para configurar primeiro.
Assim que algum stock se tiver movido na Shopify, a transferência não pode ser eliminada — isso deixaria o movimento feito e nenhum registo do porquê. Cancele-a, o que mantém o histórico.
Ajustar stock
Corrigir um produto na hora, sem fazer uma contagem.
Encontrou uma caixa partida? Abra o produto no POS e use Ajustar stock. Escreva quantos estão mesmo lá, escolha um motivo, guarde.
Ao contrário de tudo o resto nesta aplicação, um ajuste é escrito na Shopify no momento em que guarda. Sem rascunho, sem revisão, sem anular. O número que escrever passa a ser a quantidade.
Serve para uma correção pontual. Para corrigir uma prateleira inteira, faça uma contagem.
Os motivos vêm de origem como Danificado, Roubo ou perda, Mal contado, Devolvido ao fornecedor e Fora de validade. Altere-os em Definições → Contagens de stock → Motivos de ajuste, um por linha. A equipa também pode escrever o seu.
Vale a pena rever de vez em quando: um mês de roubo diz que é para mudar a montra de sítio; um mês de danificado diz que é para arranjar as prateleiras.
Pontos de reencomenda
Ser avisado do que está a acabar, antes de acabar.
Defina dois números para um produto num local: avisar-me em, e repor até. Quando o stock descer ao primeiro, o produto aparece em O que precisa de reposição — e a aplicação consegue transformar essa lista num rascunho de encomenda de compra com as quantidades já calculadas.
- Junto à prateleira — abra o produto no POS e use Ponto de reencomenda
- Em bloco — a página Reabastecimento na administração, ou importe uma folha de cálculo
Não acontece nada automaticamente. Não são feitas encomendas nem enviados emails — a aplicação monta um rascunho para si rever.
O stock baixo é medido pelo stock disponível, por isso as unidades já prometidas a encomendas por satisfazer não contam como stock que tem. Um produto pode ser assinalado como baixo enquanto caixas dele estão na prateleira, reservadas para encomendas.
Definições
Tudo o que está na página Definições, o que faz, e como vem de origem.
Produtos a deixar de fora das contagens
Parte disto já está tratado por si. Um produto cuja quantidade a Shopify não acompanha — um cartão-presente, um serviço, um sinal, uma linha feita por encomenda — já fica de fora de todas as contagens. Não há número nenhum com que comparar uma contagem e a Shopify recusa-se a ter um escrito, por isso um produto desses só podia ser uma linha que ninguém consegue usar. Não tem de configurar nada para isso.
Um produto que é acompanhado mas que ainda não tem stock no local que está a contar aparece na mesma, com uma quantidade esperada de 0. É de propósito: contar um e aplicar a contagem é a forma de começar a ter stock dele aí — que é exatamente o que quer da primeira vez que conta uma loja nova.
Se preferir não os ver, marque-os com uma etiqueta e use a definição abaixo.
A definição é para os casos de critério — stock que podia contar mas decidiu não contar: a gama de um fornecedor de dropshipping, stock à consignação, amostras só de exposição. Marque esses produtos com uma etiqueta na Shopify, e depois ponha a etiqueta em Ignorar produtos com estas etiquetas. Separe várias com vírgulas:
consignacao, so-exposicao, amostras-equipa
A partir daí, todas as contagens novas deixam esses produtos de fora — no POS e na administração, sem ninguém ter de se lembrar.
A definição aplica-se quando uma contagem é criada. Uma contagem que já está aberta mantém os produtos com que foi montada, por isso nada desaparece debaixo de quem está a meio de contar.
O que a equipa pode fazer no POS
| Definição | Predefinição | O que controla |
|---|---|---|
| Ignorar produtos com estas etiquetas | Em branco | Os produtos com qualquer uma destas etiquetas ficam de fora de todas as contagens novas |
| Iniciar contagens de stock no POS | Ligado | Se a equipa pode começar uma contagem a partir do mosaico |
| Receber entregas no POS | Ligado | O mosaico Entregas |
| Receber transferências no POS | Ligado | O mosaico Transferências |
| Marcar contagens como concluídas no POS | Ligado | Se a equipa pode fechar uma contagem |
| Atualizar o stock da Shopify a partir do POS | Ligado | A grande — se um dispositivo pode sequer alterar o seu inventário |
Código de gestor
| Definição | Predefinição | O que controla |
|---|---|---|
| Pedir um código antes de atualizar o stock | Ligado | Aplica-se a terminar contagens, a aplicá-las, a adicionar entregas e a ajustes |
Desligar isto pede primeiro o código — para que um dispositivo não possa desligar o controlo que o protege.
Novas contagens iniciadas no POS
As predefinições que uma contagem herda quando a equipa inicia uma num dispositivo. Não afetam as contagens criadas na administração.
| Definição | Predefinição | O que controla |
|---|---|---|
| Prefixo do nome da contagem | Contagem | A data é acrescentada automaticamente |
| Ler todas as unidades | Desligado | A equipa lê cada artigo em vez de escrever uma quantidade. Continua a poder marcar uma prateleira como vazia. |
| Os dispositivos POS podem acrescentar à contagem | Ligado | Desligue para tornar as contagens visíveis no POS mas editáveis apenas na administração |
| Tratar os artigos não contados como zero | Desligado | Veja o aviso em Terminar e aplicar. Deixe isto desligado. |
Receção
| Definição | Predefinição | O que controla |
|---|---|---|
| Mostrar um botão para receber tudo | Ligado | Permite à equipa aceitar uma entrega inteira com um toque |
| Permitir receber mais do que foi encomendado | Desligado | Se uma quantidade acima da encomendada é aceite |
Perguntas frequentes
As coisas que as pessoas perguntam antes de dar de caras com um problema.
Quanto custa?
Nada. A aplicação é gratuita, sem período experimental, sem limites de utilização e sem plano pago para onde subir.
Preciso do Shopify POS Pro?
Não. Tudo funciona no Shopify POS normal — contagem, leitura de códigos de barras, entregas e transferências incluídas.
Preciso de um leitor de códigos de barras?
Não. A câmara do dispositivo funciona, e pode sempre pesquisar um produto pelo nome e escrever a quantidade.
Uma pistola de leitura emparelhada é mais rápida numa prateleira comprida, e a aplicação funciona logo com uma — fica à escuta desde que uma contagem abre, sem nada para configurar.
Funciona com mais do que um local?
Sim. Cada contagem pertence a um local, e um dispositivo POS conta para o local em que tem sessão iniciada.
Para contar duas lojas, faça uma contagem por loja. As transferências são a forma de o stock se mover entre elas.
Podem duas pessoas contar ao mesmo tempo?
Sim, em dispositivos separados, para a mesma contagem. As leituras somam-se — cada leitura quer dizer “mais um destes”.
Normalmente é isso que quer. Quer dizer também que duas pessoas a contar a mesma prateleira a vão duplicar, por isso divida a loja entre elas.
Funciona sem internet?
Contar, sim. As leituras são guardadas no dispositivo e enviadas quando o sinal voltar, e o ecrã atualiza-se logo em qualquer dos casos.
Iniciar uma contagem nova e aplicar uma precisam de ligação. Um dispositivo guarda até 250 contagens pendentes — volte a ter sinal antes de fechar a aplicação se o ecrã disser que está à espera.
Quantos produtos cabem numa contagem?
3000. Se um local tiver mais do que isso, conte-o às fatias — por fornecedor ou tipo de produto — o que de qualquer maneira é melhor prática. Veja Contagens cíclicas.
Vai alterar o meu stock sem perguntar?
Não. Contar, receber e montar transferências ficam tudo dentro desta aplicação. A Shopify só muda quando alguém carrega no botão que os aplica, e esse botão diz primeiro quantos artigos vai tocar.
A única exceção é Ajustar stock, que foi feito para ser imediato e o diz no ecrã antes de guardar.
Que permissões pede, e porquê?
Quatro, e nada mais do que aquilo que usa:
- Ler produtos — para montar a lista do que contar
- Ler locais — para saber que lojas tem
- Ler inventário — para mostrar o que a Shopify tem neste momento
- Escrever inventário — para aplicar as suas contagens
Não pede acesso nenhum a encomendas, clientes ou pagamentos, porque nunca precisa deles.
O que acontece aos meus dados se desinstalar?
O seu inventário na Shopify fica intacto — tudo o que já foi aplicado continua aplicado, porque o stock é seu, não nosso.
As suas contagens, encomendas e transferências dentro desta aplicação são apagadas pouco depois de desinstalar, como a Shopify exige. Se reinstalar depressa, os dados ainda lá estão; deixe passar e desaparecem.
Que códigos de barras funcionam?
Qualquer formato que a câmara do dispositivo ou o seu leitor consigam ler — EAN-13, UPC-A, Code 128, QR e outros.
O que importa é que o código esteja no campo Código de barras da variante do produto na Shopify. Uma leitura que não encontra nada quer quase sempre dizer que o código de barras não está na variante, e não que o formato não seja suportado.
Consigo tirar os resultados cá para fora?
Sim. Todas as contagens têm um botão Exportar CSV na administração, com produto, código de barras, SKU, esperado, contado, diferença e quando foi contado.
Posso anular uma contagem depois de a aplicar?
Não com um único “anular”. Aplicar escreve quantidades reais na Shopify.
O que pode fazer é Reabrir para recontar, que relê os números atuais da Shopify para que esteja a contar contra o que lá está agora, e depois contar e aplicar outra vez para corrigir.
É por isto que a opção segura no passo de aplicação é Deixar os artigos não contados intactos — veja Terminar e aplicar.
Resolução de problemas
As mensagens com que é mais provável deparar-se, e o que cada uma quer dizer.
“Peça ao seu gestor para definir um código de gestor…”
O código é obrigatório mas nunca foi definido. Vá a Definições → Acesso POS → Código de gestor → Definir código. É a coisa mais comum com que se depara numa instalação nova — veja Configuração.
“Esta contagem só pode ser terminada na administração da Shopify”
Essa contagem em concreto foi criada com o fecho no POS desligado. As contagens criadas na administração vêm assim por predefinição.
Não tem de ir a um computador — toque em Desbloquear com o código de gestor no dispositivo. Ou assinale a caixa na página de criação da próxima vez.
“…está desligado para a sua loja”
Um interruptor para toda a loja está desligado. Veja Definições → Acesso POS. Um texto que fala da sua loja refere-se à definição para toda a loja; um texto que fala desta contagem refere-se à definição dessa contagem em particular.
“Nenhum produto correspondeu a esta contagem de stock”
Quase sempre é o valor do âmbito não corresponder exatamente — verifique maiúsculas e ortografia contra o produto na Shopify. Confirme também que escolheu o local certo.
“Não foi possível carregar alguns produtos da Shopify”
A Shopify não devolveu tudo, normalmente por estar ocupada. Faltam produtos à contagem. Reveja a lista antes de contar, ou elimine-a e crie-a outra vez.
“À espera de N contagem(ns) guardada(s)”
O dispositivo está a guardar contagens que ainda não chegaram ao servidor. Volte a ter sinal e elas enviam-se sozinhas. Não feche a aplicação até isto desaparecer.
“Esta contagem de stock já está a ser aplicada à Shopify”
Outra pessoa está a aplicá-la neste momento, ou uma tentativa anterior ainda está a decorrer. Espere um pouco e atualize. Isto existe para impedir que o mesmo stock seja escrito duas vezes.
“Só eram esperadas N de X”
Está a receber mais do que foi encomendado. Ligue Permitir receber mais do que foi encomendado nas Definições, se isso for normal com os seus fornecedores.
“Está a decorrer uma contagem cega neste local”
Ajustar stock fica indisponível enquanto uma contagem cega decorre aí, porque mostraria a quantidade que a contagem está a esconder. Um gestor com o código pode ajustar na mesma.
“Demasiadas tentativas. Tente novamente dentro de N minutos.”
Cinco códigos errados em quinze minutos. Bloqueia a loja inteira por pouco tempo, não só aquele dispositivo. Uma entrada correta desbloqueia.
Esqueci-me do código de gestor
Não há recuperação automática — está guardado de uma forma que nada consegue ler de volta, que é o que o torna seguro. Alterá-lo ou removê-lo exige o código atual. Envie-nos um email e podemos limpá-lo por si.
Duas pessoas contaram a mesma prateleira
As contagens delas somam-se, porque cada leitura quer dizer “mais um destes”. Se acha que uma prateleira foi contada a dobrar, abra a contagem na administração e escreva o número certo antes de aplicar.
A contagem está terminada mas a Shopify não mudou
Terminar e aplicar são dois passos diferentes. Terminar apenas fecha a contagem. Abra-a e prima Aplicar — atualizar a Shopify, ou aplique-a a partir do dispositivo.
Glossário
| Termo | Quer dizer |
|---|---|
| Aplicar | O passo que escreve na Shopify. Nada antes dele altera o seu stock. |
| Esperado | O que a Shopify tinha quando a contagem começou. Uma fotografia. |
| Discrepância | Contado menos Esperado. |
| Contagem cega | Uma contagem em que a equipa não consegue ver o número da Shopify. |
| Contagem cíclica | Contar uma secção de cada vez, por turnos, em vez de tudo de uma vez. |
| Âmbito | Que produtos uma contagem abrange — tudo, ou um fornecedor / tipo / etiqueta. |
| Em stock | Tudo o que está fisicamente presente, incluindo as unidades prometidas a encomendas. |
| Disponível | Em stock menos as unidades comprometidas com encomendas por satisfazer. |
O que não faz
Dito com franqueza, para poder perceber cedo se serve para a forma como trabalha.
- Não acontece nada automaticamente. Não são feitas encomendas por si, não são enviados emails, não são agendadas contagens. Os pontos de reencomenda montam um rascunho para si rever — nunca compram nada.
- Um local por contagem. Para contar duas lojas, faça duas contagens.
- Não acompanha números de série, lotes nem prazos de validade. Conta quantas unidades de uma variante tem.
- Não imprime etiquetas de código de barras nem gera códigos de barras para produtos que não tenham nenhum.
- Não faz previsão de procura. Os pontos de reencomenda são números que define, não uma previsão.
- Não se liga a software de contabilidade nem envia custos para lado nenhum. Exporte o CSV se precisar dos números noutro sítio.
Escreva-nos e diga. É genuinamente útil saber — várias coisas na aplicação existem porque alguém escreveu a dizer o que faltava.
Cartão para a sua equipa
A sua equipa não vai ler este guia. Imprima esta parte e afixe-a no armazém.
- Abra o mosaico Contagens de stock no dispositivo POS.
- Toque na contagem que lhe pediram, ou em Iniciar uma nova contagem.
- Leia cada artigo, ou pesquise o nome e escreva o número.
- Prateleira vazia? Toque em Nada na prateleira. Não a salte — uma prateleira vazia e uma prateleira que ninguém foi ver são coisas diferentes.
- Doze artigos iguais? Escreva 12 em vez de ler doze vezes.
- Acabou a sua secção? Toque em Terminar contagem.
- Se pedir um código e não o tiver, pare e chame um gestor.
Nada do que fizerem consegue estragar o stock. Contar não altera nada na Shopify até um gestor aprovar, por isso um número errado tem conserto e vale mais a pena comunicá-lo do que escondê-lo.
Se o ecrã disser que está à espera de enviar contagens, voltem para onde há sinal antes de fechar a aplicação.
Obter ajuda
O apoio é por email, dado pela pessoa que construiu a aplicação.
Isso quer dizer que não há música de espera nem guião de primeira linha — mas quer dizer também que é uma pessoa a responder, por isso quanto mais o seu primeiro email contiver, mais depressa isto se resolve.
Antes de escrever
Veja a Resolução de problemas. A maioria das recusas é a aplicação a travar alguma coisa de propósito, e a mensagem diz qual é a definição responsável.
O que incluir
| Diga-nos | Porque ajuda |
|---|---|
| O endereço da sua loja algumacoisa.myshopify.com | Sem ele não se consegue consultar nada |
| Administração ou POS | São ecrãs diferentes com regras diferentes |
| A mensagem, palavra por palavra | O texto identifica a causa exata; uma paráfrase normalmente não |
| O que estava a fazer | “Aplicar uma contagem” e “terminar uma contagem” falham por razões diferentes |
| Uma captura de ecrã | Muitas vezes responde a tudo isto de uma vez |
Diga-o logo na primeira linha e não aplique mais nada a essa contagem entretanto. Inclua o nome da contagem e mais ou menos quando foi aplicada. Os problemas de stock são vistos primeiro.