Was diese App macht
Vier Werkzeuge, die einander die Arbeit übergeben. Sie brauchen nicht alle am ersten Tag — fangen Sie mit dem Zählen an.
Die ersten drei Abschnitte — dieser hier, Einrichten und Ihre erste Zählung — sind alles, was Sie brauchen, um ein Regal zu zählen und Shopify richtigzustellen. Etwa zehn Minuten.
Alles danach ist zum Nachschlagen. Kommen Sie darauf zurück, wenn Sie es brauchen, oder springen Sie mit den Kacheln oben direkt zu einer Aufgabe.
| Werkzeug | Wofür es da ist | Was es in Shopify bewirkt |
|---|---|---|
| Inventuren | Zählen, was wirklich in Ihren Regalen steht | Ersetzt die Menge durch Ihre Zählung |
| Lieferungen | Die Kartons eines Lieferanten prüfen, bevor sie zu Bestand werden | Fügt hinzu, was Sie erhalten haben |
| Transfers | Bestand zwischen Ihren eigenen Standorten bewegen | Bewegt ihn von einem zum anderen |
| Meldebestände | Gesagt bekommen, was zur Neige geht | Nichts — die App schreibt Ihnen einen Bestellentwurf |
Zählen ändert niemals Ihren Shopify-Bestand. Alles, was Sie scannen oder tippen, bleibt in dieser App, bis jemand bewusst die Schaltfläche drückt, die es übernimmt — und diese Schaltfläche sagt Ihnen immer vorher, wie viele Artikel sich ändern werden.
Eine Fehlzählung ist also keine Katastrophe. Korrigieren Sie eine Zahl, zählen Sie ein Regal noch einmal, oder werfen Sie die ganze Inventur weg. Shopify hat nie davon erfahren.
Zwei Orte, eine App
Fast alles gibt es an beiden Orten, und es sind dieselben Daten — starten Sie eine Inventur am Computer und schließen Sie sie am Handy ab, wenn Sie mögen.
| Wo | Was Sie dort tun |
|---|---|
| Shopify-Adminbereich am Computer | Einrichten, Inventuren erstellen, Differenzen prüfen, Änderungen freigeben |
| Shopify POS Handy oder Tablet | Das eigentliche Zählen, Scannen und Auspacken, auf der Verkaufsfläche |
In diesem Handbuch sagen Ihnen Admin und POS, wo ein Schritt stattfindet.
Was Sie brauchen
- Einen Shopify-Shop mit eingerichteten Standorten und Bestandsverfolgung bei den Produkten, die Sie zählen wollen
- Shopify POS auf einem Handy oder Tablet, angemeldet am Standort, der gezählt wird
- Adminzugriff auf Ihren Shop, um die App zu installieren und einzurichten
Ein Barcodescanner ist optional — die Kamera des Geräts funktioniert, und eine gekoppelte Scannerpistole ebenso. Die App hört ab dem Moment auf beide, in dem eine Inventur geöffnet wird.
Einrichten
Drei Dinge müssen erledigt sein, bevor Ihr Personal den Shopify-Bestand von einem POS-Gerät aus aktualisieren kann. Das Dashboard der App verfolgt alle drei und hakt sie nach und nach ab.
Solange Sie keine Manager-PIN festlegen, weigert sich das POS, Bestand zu ändern. Kein Fehler — Absicht. Die App hält lieber das Personal auf, als ein unbeaufsichtigtes Gerät Ihren Bestand umschreiben zu lassen.
Sie blockiert auch das Abschließen einer Inventur, nicht nur das Übernehmen. Ohne PIN kann Ihr Personal also ein ganzes Geschäft scannen und wird dann auf dem letzten Bildschirm abgewiesen. Legen Sie sie zuerst fest.
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Eine Manager-PIN festlegen Admin
Gehen Sie zu Einstellungen → POS-Zugriff → Manager-PIN und drücken Sie PIN festlegen. Vier bis acht Ziffern.
Das tippt Ihr Personal auf dem Gerät ein, wann immer etwas Unumkehrbares bevorsteht: eine Inventur abschließen, sie übernehmen, eine Lieferung zu Shopify hinzufügen oder ein Produkt korrigieren.
Unter Einstellungen legen Sie fest, was das Personal am POS tun darf. Die Manager-PIN steht unter POS-Zugriff. -
Die Kacheln zu Ihrem POS hinzufügen POS
Auf einem POS-Gerät: ≡ Mehr → Einstellungen → Startbildschirm anpassen → Kachel hinzufügen → Apps, dann fügen Sie die gewünschten Kacheln hinzu — Inventur, Lieferungen, Transfers.
Dieser Schritt hakt sich selbst ab, sobald etwas von einem echten Gerät ankommt.
Einmal hinzugefügt, liegen die Kacheln auf Ihrem POS-Startbildschirm. Das Personal braucht den Adminbereich nie. -
Eine Inventur durchführen und übernehmen POS
Ein Regal zählen, abschließen, übernehmen. Erst dieser letzte Schritt korrigiert Shopify — und einmal von Anfang bis Ende durchzugehen ist der schnellste Weg, die ganze App zu verstehen.
Sie ist nur schreibbar. Nichts in der App kann sie Ihnen wieder anzeigen, und zum Ändern oder Entfernen brauchen Sie die aktuelle. Es gibt kein Zurücksetzen und keine Wiederherstellung per E-Mail — schreiben Sie sie an einem sicheren Ort auf.
Fünf Fehlversuche innerhalb von fünfzehn Minuten sperren das ganze Geschäft für ein paar Minuten aus, nicht nur dieses eine Gerät. Eine richtige Eingabe hebt die Sperre sofort auf.
Ihre erste Zählung
Fangen Sie klein an. Nehmen Sie ein Regal — die Produkte eines Anbieters oder einen Produkttyp — statt des ganzen Geschäfts. Zehn Minuten, und Sie kennen den gesamten Ablauf.
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Die Zählung starten POS
Tippen Sie auf die Kachel Inventur, dann auf Neue Zählung starten.
Wählen Sie unter „Was möchten Sie zählen?“ die Option Ein Anbieter und tippen Sie den Namen eines Lieferanten genau so ein, wie er auf Ihren Produkten steht. Benennen Sie die Inventur, wenn Sie mögen — sonst bekommt sie das heutige Datum als Namen.
Ein Anbieter statt alles zu wählen macht daraus eine Sache von zehn Minuten statt einer von einem ganzen Tag. -
Das Regal zählen POS
Scannen Sie jeden Artikel mit einer Scannerpistole, oder tippen Sie auf Mit Kamera scannen. Jeder Scan zählt eins dazu.
Kein Barcode? Tippen Sie einen Teil des Namens in Name, Barcode oder SKU suchen und tragen Sie die Zahl im Feld Gezählt ein.
Regal leer? Tippen Sie auf Nichts im Regal — das erfasst eine echte Null, was etwas anderes ist, als die Zeile unangetastet zu lassen.
Jede Zeile zeigt das Produktbild, was Shopify hat, und ein Feld für das, was Sie gefunden haben. Das Abzeichen rechts sagt Ihnen auf einen Blick, ob eine Zeile gezählt wurde. -
Zählung abschließen POS
Tippen Sie auf Zählung abschließen. Der Bildschirm sagt Ihnen, wie viele Artikel gezählt wurden und wie viele nicht, und erinnert Sie daran, sich zu vergewissern, dass alle Zählenden fertig sind.
Bis hierher hat nichts Shopify erreicht. Das Abschließen sperrt die Inventur nur gegen weiteres Scannen. -
Sie nach Shopify übernehmen POS
Wählen Sie Ungezählte Artikel unangetastet lassen — die sichere Option und die richtige für eine erste Zählung.
Geben Sie Ihre Manager-PIN ein. Die Bestätigung nennt, wie viele Artikel sich ändern werden. Bestätigen Sie, und Shopify wird aktualisiert.
Das ist der einzige Bildschirm in der ganzen App, der Ihren Shopify-Bestand ändert — und er sagt Ihnen immer vorher, wie viele Artikel er anfassen wird. -
Im Adminbereich nachsehen Admin
Öffnen Sie die App in Ihrem Shopify-Adminbereich, gehen Sie zu Inventuren und öffnen Sie die Zählung. Jede Zeile zeigt, was Shopify hatte, was Sie gezählt haben, und die Differenz.
Das ist der ganze Kreislauf. Alles andere in diesem Handbuch ist eine Abwandlung davon.
Zählen am POS
Alles, was der Zählbildschirm kann.
Drei Wege zu zählen
| Methode | Wie | Am besten für |
|---|---|---|
| Scannerpistole | Einfach scannen. Der Bildschirm hört ab dem Moment zu, in dem er sich öffnet — es gibt keine Schaltfläche, die man vorher drücken müsste. | Am schnellsten bei einem langen Regal |
| Kamera | Tippen Sie auf Mit Kamera scannen. Sie schließt sich nach jedem Scan selbst und zeigt Ihnen, was sie gezählt hat — tippen Sie auf Weiter scannen, um fortzufahren. | Wenn keine Pistole zur Hand ist |
| Eintippen | Den Namen suchen, dann das Feld Gezählt nutzen. | Zwölf gleiche Shirts; fehlende Barcodes |
Scannen Sie nicht zwölfmal — tippen Sie 12 in das Feld Gezählt. Schneller, und keine Gefahr, dass eine Linse dasselbe Etikett zweimal liest.
Was Sie nach jedem Scan sehen
Ein Scan zählt sofort — es gibt nichts, was man vorher antippen müsste. Der Bildschirm zeigt Ihnen dann, was gezählt wurde:
- Das Bild des Produkts, den Namen und die Variante, damit Sie es mit dem Ding in Ihrer Hand abgleichen können
- Die Zahl, bei der es jetzt steht, in einem Feld, das Sie überschreiben können, wenn sie falsch ist
- Weiter scannen, um fortzufahren, oder Fertig gescannt, um zur Liste zurückzukehren
Wenn Sie eine neue Zahl eintippen, erscheint eine Schaltfläche Speichern, die die Zahl nennt, die geschrieben wird. Sie müssen sie nicht antippen — mit Weiter scannen weiterzumachen speichert sie ebenfalls, eine Korrektur geht also nie verloren.
Stellen Sie es gleich dort richtig. Tippen Sie die richtige Zahl in das Feld auf diesem Bildschirm — Sie müssen den Artikel danach nicht noch einmal in der Liste suchen.
Aus Versehen etwas zweimal gescannt? Dieselbe Lösung: tippen Sie ein, was wirklich im Regal steht.
Wenn für die Inventur Jede Einheit scannen eingestellt ist, können Mengen überhaupt nicht getippt werden — genau darum geht es bei dieser Einstellung, und die App lässt keine Umgehung zu.
Der Bildschirm bietet stattdessen Diesen Artikel neu beginnen: das setzt das Produkt auf nichts zurück, und Sie scannen die Einheiten neu, die wirklich da sind.
Wenn Ihr Personal bei dieser Inventur doch Zahlen tippen muss, kann ein Manager das vom Zählbildschirm aus mit der Manager-PIN erlauben.
Null gezählt ist nicht dasselbe wie nicht gezählt
Das ist der Unterschied, um den sich die ganze App dreht, und das Eine, was Sie Ihrem Personal beibringen sollten.
| Was es bedeutet | Was beim Übernehmen passiert | |
|---|---|---|
| Gezählt: nichts im Regal | Jemand ist zum Regal gegangen, und es war leer | Shopify wird auf 0 korrigiert |
| Nicht gezählt | Niemand ist dazu gekommen | Bleibt unangetastet — außer Sie entscheiden sich, ungezählte Artikel auf null zu setzen |
Wenn zwei Produkte denselben Barcode haben
Shopify lässt das zu, also fragt die App, statt zu raten: „2 Produkte haben den Barcode 5012345678900. Tippen Sie das an, das Sie gescannt haben.“ Sie halten den Artikel in der Hand — Sie können sie unterscheiden.
Zählen ohne Empfang
Zählungen werden zuerst auf dem Gerät gespeichert und gesendet, sobald die Verbindung zurück ist. Die Zeilen aktualisieren sich so oder so sofort. Ein Gerät hält bis zu 250 ausstehende Zählungen.
Wenn der Bildschirm „Warten auf N gespeicherte Zählung(en)“ anzeigt, gehen Sie zurück in den Empfang, bevor Sie schließen. Diese Zählungen haben den Server noch nicht erreicht.
Inventuren im Adminbereich
Alles, was Sie am Handy tun können, geht auch am Computer — dazu das Prüfen, das auf einem großen Bildschirm leichter fällt.
Eine erstellen
Drücken Sie Neue Inventur, wählen Sie den Standort und legen Sie fest, was gezählt werden soll.
Bei hier erstellten Inventuren ist „Soll diese Inventur auf POS-Geräten übernommen und abgeschlossen werden dürfen?“ standardmäßig nicht angehakt. Lassen Sie es ohne Häkchen, zählt Ihr Personal das ganze Regal, tippt auf Abschließen und bekommt gesagt, dass die Inventur im Adminbereich abgeschlossen werden muss.
Sie kommen trotzdem durch — auf dem Gerät gibt es die Schaltfläche Mit der Manager-PIN entsperren —, aber es ist einfacher, das Häkchen jetzt zu setzen.
Eine Inventur prüfen
Sie können von hier aus auch direkt in eine Inventur scannen, über die Scanleiste oben auf der Seite — praktisch mit einem USB-Scanner am Computer.
Ändern, was das POS darf, während gezählt wird
Teilinventuren
Einen Bereich nach dem anderen zählen, nach Plan, statt das Geschäft für eine Vollinventur zu schließen.
Es gibt keinen eigenen Modus „Teilinventur“ — es ist einfach das, was passiert, wenn Sie den Umfang einer Inventur auf einen Teil eines Standorts begrenzen. Nehmen Sie jeden Tag ein anderes Stück, und Sie machen Teilinventuren.
| Umfang | Trifft zu auf | Wo |
|---|---|---|
| Alles an diesem Standort | Jedes Produkt, das dort geführt wird | Beide |
| Ein Anbieter | Produkte, deren Anbieter genau übereinstimmt | Beide |
| Ein Produkttyp | Produkte, deren Typ genau übereinstimmt | Beide |
| Ein Tag | Produkte, die dieses Tag tragen | Beide |
| Eine Kategorie | Über ein Tag desselben Namens zugeordnet | Nur Admin |
Werte für den Umfang müssen genau dem entsprechen, was am Produkt in Shopify steht, Groß- und Kleinschreibung eingeschlossen. Acme findet ACME nicht. Wenn eine Inventur leer zurückkommt, liegt es fast immer daran.
Ein Plan, der funktioniert
Teilen Sie danach auf, wonach Ihre Regale tatsächlich geordnet sind — meist nach Anbieter oder Produkttyp. Zählen Sie ein Stück pro Tag, jeden Tag zur selben Zeit, und Sie kommen in zwei Wochen durch alles, ohne je zu schließen.
Jede Inventur ist auf 3.000 Produkte begrenzt, was ein weiterer Grund ist, in Stücken zu zählen statt alles auf einmal.
Blindinventur
Die Zahl aus Shopify vor demjenigen verbergen, der zählt.
Wer „Shopify hat 12“ sieht, zählt meist bis zwölf und hört dann auf. Es wird nicht mehr gezählt, sondern bestätigt. Und wer einen Fehlbestand verbergen will, tippt einfach die Zahl ein, die der Bildschirm ohnehin schon genannt hat.
Eine Blindinventur nimmt die Zahl weg, damit erfasst wird, was wirklich im Regal steht.
| Option | Das Personal am POS sieht | Nutzen Sie es, wenn |
|---|---|---|
| Menge aus Shopify anzeigen | Alles | Sie Ihr eigenes Geschäft zählen |
| Bis zum Ende der Zählung ausblenden | Nichts während des Zählens; Differenzen erscheinen, sobald abgeschlossen ist | Die meisten Blindinventuren |
| Komplett ausblenden | Nie etwas | Sie Differenzen nur im Adminbereich prüfen wollen |
Blind gilt nur für POS-Geräte. Der Adminbereich zeigt immer jede erwartete Menge und jede Differenz, welche Option Sie auch wählen — und nichts wird nach Shopify geschrieben, bevor Sie es freigeben.
Später ändern
Im Adminbereich, in beide Richtungen, sofort. Am POS können Sie den Modus einer laufenden Zählung überhaupt nicht ändern.
Beim Starten einer Zählung am POS gilt eine bewusste Regel: eine Zählung blinder zu machen ist immer erlaubt, aber eine weniger blinde Zählung über Regalen zu starten, die bereits blind gezählt werden, wird abgelehnt — sonst könnte jeder eine zweite Zählung über dieselben Produkte öffnen und die Zahlen daraus ablesen.
Bestand korrigieren steht an diesem Standort für niemanden ohne PIN zur Verfügung. Es würde die aktuelle Menge zeigen und die Zählung zunichtemachen.
Abschließen und Übernehmen
Der Schritt, der Shopify tatsächlich ändert.
Eine Inventur abzuschließen sperrt sie gegen weiteres Zählen. In Shopify ändert es nichts. Das Übernehmen ist ein eigener Schritt und sagt Ihnen immer vorher, wie viele Artikel sich ändern werden.
Was mit Artikeln geschieht, die niemand gezählt hat
| Option | Was passiert |
|---|---|
| Ungezählte Artikel unangetastet lassen | Nur gezählte Artikel werden korrigiert. Alles andere bleibt unangetastet. |
| Ungezählte Artikel auf null setzen | Jedes Produkt im Umfang, das niemand gezählt hat, wird auf 0 gesetzt. |
Es setzt alles im Umfang der Inventur auf null, was niemand angefasst hat — auch Regale, zu denen vor Ladenschluss niemand gekommen ist, und Produkte, die beim Erstellen der Inventur nicht richtig geladen wurden.
Nutzen Sie es nur, wenn die Inventur wirklich jedes Produkt im Umfang abgedeckt hat und Sie wissen, dass alles nicht Gefundene tatsächlich weg ist. Wählen Sie sonst Ungezählte Artikel unangetastet lassen. Es gibt kein Rückgängig.
Die Inventur lesen
| Spalte | Bedeutet |
|---|---|
| Erwartet | Was Shopify hatte, als die Inventur gestartet wurde — eine Momentaufnahme, keine laufende Zahl |
| Gezählt | Was Sie gefunden haben |
| Differenz | Gezählt minus Erwartet. Positiv heißt: mehr im Regal, als Shopify dachte. |
Erwartet steht mit Absicht fest — würde es dem laufenden Bestand folgen, würde sich die Differenz bei jedem Verkauf verschieben. Wenn eine Inventur schon länger offen ist, drücken Sie auf ihrer Seite Aus Shopify aktualisieren, um sie neu zu lesen.
Die App liest Ihren Bestand kurz vor jedem Schreibvorgang automatisch neu aus Shopify, damit die Zahlen, die über die Aktualisierung entscheiden, nie veraltet sind — nur die, die Sie vorher auf dem Bildschirm lesen.
Es sich anders überlegen
Wieder öffnen versetzt eine abgeschlossene Inventur zurück ins Zählen. Bei einer bereits übernommenen Inventur nutzen Sie Wieder öffnen zum Nachzählen — dabei werden zuerst die Mengen aus Shopify neu gelesen, damit Sie gegen aktuelle Zahlen zählen.
Lieferungen
Die Kartons eines Lieferanten prüfen, bevor ihr Inhalt zu Ihrem Bestand wird.
Eine Lieferung zu übernehmen addiert das, was Sie erhalten haben, zu dem, was Shopify schon hat. Eine Inventur ersetzt die Zahl durch Ihre Zählung.
Erfassen Sie eine Lieferung niemals über eine Inventur — Sie würden alles auslöschen, was schon im Regal steht.
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Die Bestellung anlegen Admin
Bestellungen → Bestellung erstellen. Wählen Sie den Zielstandort und den Lieferanten, dann fügen Sie Produkte mit Mengen und Preisen hinzu.
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Aufgeben, dann versenden Admin
Bestellung aufgeben, wenn sie zum Lieferanten geht, Als versendet markieren, wenn er sie abschickt. Beides dient nur der Aufzeichnung — nichts berührt Shopify.
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Zählen, was angekommen ist POS
Öffnen Sie die Kachel Lieferungen, wählen Sie die Bestellung und scannen Sie jeden Artikel beim Auspacken.
Jeder Scan zählt sofort und zeigt Ihnen, was gezählt wurde — das Produktbild, den Namen und die Zahl, bei der es jetzt steht, dazu die laut Papieren bestellte Menge. Ändern Sie die Zahl dort, wenn sie falsch ist, dann Weiter scannen, um fortzufahren, oder Fertig gescannt, um zur Liste zurückzukehren.
Die Kamera schließt sich nach jedem Scan selbst, damit Sie immer sehen, was erfasst wurde, statt eines Suchers.
Im Adminbereich können Sie auch Alles annehmen drücken, wenn Sie die Kartons mit dem Auge geprüft haben.
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Zu Shopify hinzufügen POS
Drücken Sie N Einheiten zu Shopify hinzufügen und geben Sie die Manager-PIN ein. Erst jetzt steigt Ihr Bestand.
Das sind zwei verschiedene Dinge, und es ist die häufigste Verwechslung in der App. Eine Lieferung einzuzählen erfasst nur Zahlen hier. Eine Bestellung kann auf Erhalten stehen, während nichts davon Shopify erreicht hat.
Achten Sie auf den gelben Streifen: „3 erhaltene Einheiten wurden noch nicht zum Shopify-Bestand hinzugefügt.“ Auf den kommt es an.
Die App sendet immer nur das, was sie noch nicht gesendet hat, ein zweiter Druck bewirkt also nichts. Zählen Sie eine Lieferung über zwei Tage, gehen nur die neuen Einheiten hinüber.
Mehr anzunehmen, als Sie bestellt haben, wird abgelehnt, solange Sie nicht unter Einstellungen Annahme über die bestellte Menge hinaus erlauben einschalten.
Transfers
Bestand zwischen Ihren eigenen Standorten bewegen.
Bewusst zweiseitig: ein Standort sendet, der andere zählt, was tatsächlich angekommen ist. Shopify ändert sich erst bei diesem zweiten Schritt, damit Bestand unterwegs nie verloren geht.
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Ihn aufbauen Admin
Transfers → Transfer erstellen. Wählen Sie Ausgangsstandort und Ziel, dann fügen Sie Produkte hinzu. Sie können einen Transfer auch am POS über die Kachel Transfers starten.
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Ihn senden Admin
Als versendet markieren. In Shopify hat sich noch nichts bewegt.
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Ihn am anderen Ende einzählen POS
Auf einem Gerät, das am Zielstandort angemeldet ist, erscheint der Transfer unter Für Sie unterwegs. Scannen Sie jeden Artikel beim Auspacken.
Wie bei Lieferungen zählt jeder Scan sofort und zeigt Ihnen das Produkt und seine neue Zahl, mit einem Feld zum Korrigieren. Die Kamera schließt sich nach jedem Scan, damit Sie sehen, was erfasst wurde.
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Den Bestand bewegen POS
Bestätigen Sie, und Shopify bewegt ihn: runter am Ausgangsstandort, hoch am Ziel, in einem Schritt.
Wird automatisch erledigt — die App beginnt dort mit der Bestandsführung, bevor sie die Einheiten bewegt. Vorher ist nichts einzurichten.
Sobald in Shopify Bestand bewegt wurde, kann der Transfer nicht mehr gelöscht werden — die Bewegung wäre geschehen und es gäbe keine Aufzeichnung, warum. Stornieren Sie ihn stattdessen, das erhält die Historie.
Bestand korrigieren
Ein einzelnes Produkt an Ort und Stelle richtigstellen, ohne eine Inventur zu machen.
Einen kaputten Karton gefunden? Öffnen Sie das Produkt am POS und nutzen Sie Bestand korrigieren. Tippen Sie ein, wie viele wirklich da sind, wählen Sie einen Grund, speichern Sie.
Anders als alles andere in dieser App schreibt eine Korrektur in dem Moment nach Shopify, in dem Sie speichern. Kein Entwurf, keine Prüfung, kein Rückgängig. Die Zahl, die Sie eintippen, wird zur Menge.
Sie ist für eine einmalige Korrektur gedacht. Um ein ganzes Regal richtigzustellen, machen Sie eine Inventur.
Die Gründe sind ab Werk Beschädigt, Diebstahl oder Verlust, Falsch gezählt, An Lieferanten zurück und Abgelaufen. Ändern Sie sie unter Einstellungen → Inventuren → Korrekturgründe, einen pro Zeile. Das Personal kann auch einen eigenen eintippen.
Es lohnt sich, ab und zu hineinzuschauen: ein Monat voller Diebstahl sagt, stellen Sie die Auslage um; ein Monat voller Beschädigt sagt, reparieren Sie die Regale.
Meldebestände
Gesagt bekommen, was zur Neige geht, bevor es aus ist.
Legen Sie für ein Produkt an einem Standort zwei Zahlen fest: Warnen bei und Wieder auffüllen auf. Fällt der Bestand auf die erste, erscheint das Produkt unter Nachbestellen — und die App kann aus dieser Liste einen Bestellentwurf machen, mit bereits ausgerechneten Mengen.
- Am Regal — öffnen Sie das Produkt am POS und nutzen Sie Meldebestand
- In großer Zahl — die Seite Nachbestellung im Adminbereich, oder importieren Sie eine Tabelle
Nichts geschieht automatisch. Es werden keine Bestellungen aufgegeben und keine E-Mails gesendet — die App baut einen Entwurf, den Sie prüfen.
Niedriger Bestand wird am verfügbaren Bestand gemessen. Einheiten, die bereits nicht ausgeführten Kundenbestellungen zugesagt sind, zählen also nicht als Bestand, den Sie haben. Ein Produkt kann als knapp gemeldet werden, während Kartons davon im Regal stehen, reserviert für Kundenbestellungen.
Einstellungen
Alles auf der Seite Einstellungen, was es bewirkt und wie es ab Werk eingestellt ist.
Produkte, die bei Inventuren außen vor bleiben
Einiges davon wird Ihnen abgenommen. Ein Produkt, für das Shopify keine Menge führt — eine Geschenkkarte, eine Dienstleistung, eine Anzahlung, eine Auftragsfertigung — bleibt ohnehin bei jeder Inventur außen vor. Es gibt keine Zahl, mit der sich eine Zählung vergleichen ließe, und Shopify lässt sich auch keine schreiben; ein solches Produkt könnte also nur eine Zeile sein, die niemand nutzen kann. Dafür müssen Sie nichts einstellen.
Ein Produkt, dessen Bestand verfolgt wird, das aber am gezählten Standort noch nicht geführt wird, erscheint trotzdem, mit einer erwarteten Menge von 0. Das ist Absicht: eines zu zählen und die Inventur zu übernehmen ist der Weg, es dort erstmals zu führen — genau das, was Sie beim ersten Zählen eines neuen Geschäfts wollen.
Wenn Sie sie lieber nicht sehen möchten, taggen Sie sie und nutzen Sie die Einstellung unten.
Die Einstellung ist für die Ermessensfälle — Bestand, den Sie zählen könnten, aber bewusst nicht zählen: das Sortiment eines Dropshipping-Lieferanten, Kommissionsware, Muster nur zur Ausstellung. Taggen Sie diese Produkte in Shopify und tragen Sie das Tag dann unter Produkte mit diesen Tags überspringen ein. Mehrere trennen Sie durch Kommas:
kommission, nur-ausstellung, personal-muster
Von da an lässt jede neue Inventur diese Produkte aus — am POS und im Adminbereich, ohne dass sich jemand daran erinnern muss.
Die Einstellung greift beim Erstellen einer Inventur. Eine bereits offene Inventur behält die Produkte, mit denen sie gebaut wurde, damit niemandem, der mitten im Zählen steckt, etwas unter den Händen verschwindet.
Was das Personal am POS tun darf
| Einstellung | Ab Werk | Was sie steuert |
|---|---|---|
| Produkte mit diesen Tags überspringen | Leer | Produkte mit einem dieser Tags bleiben bei jeder neuen Inventur außen vor |
| Inventuren am POS starten | An | Ob das Personal über die Kachel eine Zählung beginnen kann |
| Lieferungen am POS annehmen | An | Die Kachel Lieferungen |
| Transfers am POS annehmen | An | Die Kachel Transfers |
| Inventuren am POS als abgeschlossen markieren | An | Ob das Personal eine Inventur schließen kann |
| Shopify-Bestand vom POS aus aktualisieren | An | Die große Frage — ob ein Gerät Ihren Bestand überhaupt ändern darf |
Manager-PIN
| Einstellung | Ab Werk | Was sie steuert |
|---|---|---|
| Vor Bestandsaktualisierungen nach einer PIN fragen | An | Gilt für das Abschließen von Inventuren, das Übernehmen, das Hinzufügen von Lieferungen und Korrekturen |
Das Ausschalten verlangt zuerst die PIN — damit ein Gerät nicht die Kontrolle abschalten kann, die es schützt.
Neue Inventuren, die am POS gestartet werden
Die Voreinstellungen, die eine Inventur übernimmt, wenn das Personal sie auf einem Gerät startet. Auf Inventuren, die im Adminbereich erstellt werden, haben sie keinen Einfluss.
| Einstellung | Ab Werk | Was sie steuert |
|---|---|---|
| Namenspräfix für Inventuren | Inventur | Das Datum wird automatisch angehängt |
| Jede Einheit scannen | Aus | Das Personal scannt jeden Artikel, statt eine Menge zu tippen. Ein Regal als leer zu melden bleibt weiterhin möglich. |
| POS-Geräte dürfen zur Inventur hinzuzählen | An | Ausschalten, damit Inventuren am POS sichtbar, aber nur im Adminbereich bearbeitbar sind |
| Ungezählte Artikel als null behandeln | Aus | Siehe die Warnung unter Abschließen und Übernehmen. Lassen Sie das aus. |
Annahme
| Einstellung | Ab Werk | Was sie steuert |
|---|---|---|
| Schaltfläche „Alles annehmen“ anzeigen | An | Lässt das Personal eine ganze Lieferung mit einem Tippen annehmen |
| Annahme über die bestellte Menge hinaus erlauben | Aus | Ob eine Menge über der bestellten angenommen wird |
Häufige Fragen
Das, was Leute fragen, bevor sie auf ein Problem stoßen.
Was kostet die App?
Nichts. Die App ist kostenlos, ohne Testphase, ohne Nutzungsgrenzen und ohne kostenpflichtigen Tarif, auf den man wechseln müsste.
Brauche ich Shopify POS Pro?
Nein. Alles funktioniert mit dem normalen Shopify POS — Zählen, Barcode-Scannen, Lieferungen und Transfers eingeschlossen.
Brauche ich einen Barcodescanner?
Nein. Die Kamera des Geräts funktioniert, und Sie können ein Produkt immer über den Namen suchen und die Menge eintippen.
Eine gekoppelte Scannerpistole ist bei einem langen Regal schneller, und die App arbeitet sofort mit ihr — sie hört ab dem Moment zu, in dem eine Inventur geöffnet wird, ohne dass etwas einzurichten wäre.
Funktioniert die App mit mehreren Standorten?
Ja. Jede Inventur gehört zu einem Standort, und ein POS-Gerät zählt in den Standort, an dem es angemeldet ist.
Um zwei Geschäfte zu zählen, machen Sie eine Inventur pro Geschäft. Über Transfers bewegt sich Bestand zwischen ihnen.
Können zwei Personen gleichzeitig zählen?
Ja, auf getrennten Geräten, in dieselbe Inventur. Ihre Scans addieren sich — jeder Scan heißt „eins mehr davon“.
Das ist meist genau richtig. Es heißt aber auch: zwei Personen, die dasselbe Regal zählen, verdoppeln es — teilen Sie das Geschäft also unter ihnen auf.
Funktioniert die App ohne Internet?
Das Zählen schon. Scans werden auf dem Gerät gespeichert und gesendet, sobald der Empfang zurück ist; der Bildschirm aktualisiert sich so oder so sofort.
Eine neue Inventur zu starten und eine zu übernehmen brauchen beide eine Verbindung. Ein Gerät hält bis zu 250 ausstehende Zählungen — gehen Sie zurück in den Empfang, bevor Sie die App schließen, wenn der Bildschirm sagt, dass er wartet.
Wie viele Produkte passen in eine Inventur?
3.000. Wenn ein Standort mehr führt, zählen Sie ihn in Stücken — nach Anbieter oder Produkttyp —, was ohnehin die bessere Praxis ist. Siehe Teilinventuren.
Ändert die App meinen Bestand, ohne zu fragen?
Nein. Zählen, Annehmen und Transfers aufbauen bleiben alle in dieser App. Shopify ändert sich erst, wenn jemand die Schaltfläche drückt, die sie übernimmt, und diese Schaltfläche sagt vorher, wie viele Artikel sie anfassen wird.
Die eine Ausnahme ist Bestand korrigieren, das mit Absicht sofort wirkt und das auf dem Bildschirm sagt, bevor Sie speichern.
Welche Berechtigungen verlangt die App, und warum?
Vier, und nicht mehr, als sie nutzt:
- Produkte lesen — um die Liste dessen zu bauen, was gezählt wird
- Standorte lesen — um zu wissen, welche Geschäfte Sie haben
- Bestand lesen — um zu zeigen, was Shopify gerade hat
- Bestand schreiben — um Ihre Zählungen zu übernehmen
Sie verlangt keinen Zugriff auf Bestellungen, Kundendaten oder Zahlungen, weil sie ihn nie braucht.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die App deinstalliere?
Ihr Shopify-Bestand bleibt unangetastet — alles bereits Übernommene bleibt übernommen, denn es ist Ihr Bestand, nicht unserer.
Ihre Inventuren, Bestellungen und Transfers innerhalb dieser App werden kurz nach der Deinstallation gelöscht, wie Shopify es verlangt. Wenn Sie schnell wieder installieren, sind Ihre Daten noch da; warten Sie, sind sie weg.
Welche Barcodes funktionieren?
Jedes Format, das die Kamera des Geräts oder Ihr Scanner lesen kann — EAN-13, UPC-A, Code 128, QR und andere.
Worauf es ankommt: Der Code muss im Feld Barcode der Produktvariante in Shopify stehen. Ein Scan, der nichts findet, heißt fast immer, dass der Barcode nicht an der Variante hinterlegt ist — und nicht, dass das Format nicht unterstützt wird.
Kann ich die Ergebnisse herausbekommen?
Ja. Jede Inventur hat im Adminbereich eine Schaltfläche CSV exportieren, mit Produkt, Barcode, SKU, Erwartet, Gezählt, Differenz und dem Zeitpunkt der Zählung.
Kann ich eine Inventur nach dem Übernehmen rückgängig machen?
Nicht mit einem einzigen Rückgängig. Das Übernehmen schreibt echte Mengen nach Shopify.
Was Sie tun können: Wieder öffnen zum Nachzählen — dabei werden die aktuellen Zahlen aus Shopify neu gelesen, sodass Sie gegen das zählen, was jetzt da ist; danach zählen und noch einmal übernehmen, um es richtigzustellen.
Deshalb ist die sichere Option beim Übernehmen Ungezählte Artikel unangetastet lassen — siehe Abschließen und Übernehmen.
Fehlersuche
Die Meldungen, denen Sie am ehesten begegnen, und was jede bedeutet.
„Bitten Sie Ihren Manager, eine Manager-PIN festzulegen …“
Die PIN ist verlangt, wurde aber nie festgelegt. Gehen Sie zu Einstellungen → POS-Zugriff → Manager-PIN → PIN festlegen. Das ist das Häufigste, worauf man bei einer frischen Installation stößt — siehe Einrichten.
„Diese Inventur kann nur im Shopify-Adminbereich abgeschlossen werden“
Diese eine Inventur wurde mit ausgeschaltetem Abschließen am POS erstellt. Bei Inventuren, die im Adminbereich erstellt werden, ist das die Voreinstellung.
Sie müssen nicht zum Computer laufen — tippen Sie auf dem Gerät auf Mit der Manager-PIN entsperren. Oder setzen Sie beim nächsten Mal das Häkchen auf der Erstellungsseite.
„… ist für Ihren Shop ausgeschaltet“
Ein shopweiter Schalter ist aus. Prüfen Sie Einstellungen → POS-Zugriff. Eine Formulierung, die Ihren Shop nennt, meint die shopweite Einstellung; eine Formulierung, die diese Inventur nennt, meint die Einstellung dieser einen Inventur.
„Keine Produkte passen zu dieser Inventur“
Fast immer stimmt der Wert für den Umfang nicht genau überein — prüfen Sie Groß- und Kleinschreibung sowie Schreibweise gegen das Produkt in Shopify. Prüfen Sie außerdem, ob Sie den richtigen Standort gewählt haben.
„Einige Produkte konnten nicht aus Shopify geladen werden“
Shopify hat nicht alles zurückgegeben, meist weil es ausgelastet war. In der Inventur fehlen Produkte. Prüfen Sie die Liste vor dem Zählen, oder löschen Sie sie und erstellen Sie sie neu.
„Warten auf N gespeicherte Zählung(en)“
Das Gerät hält Zählungen, die den Server nicht erreicht haben. Gehen Sie zurück in den Empfang, dann senden sie sich von selbst. Schließen Sie die App nicht, bevor das verschwunden ist.
„Diese Inventur wird bereits nach Shopify übernommen“
Jemand anderes übernimmt sie gerade, oder ein früherer Versuch läuft noch. Warten Sie einen Moment und laden Sie neu. Das gibt es, damit derselbe Bestand nicht zweimal geschrieben wird.
„Es wurden nur N von X erwartet“
Sie nehmen mehr an, als bestellt war. Schalten Sie unter Einstellungen Annahme über die bestellte Menge hinaus erlauben ein, wenn das bei Ihren Lieferanten normal ist.
„An diesem Standort läuft eine Blindinventur“
Bestand korrigieren steht nicht zur Verfügung, solange dort eine Blindinventur läuft, weil es die Menge zeigen würde, die die Inventur verbirgt. Ein Manager mit der PIN kann trotzdem korrigieren.
„Zu viele Versuche. Versuchen Sie es in N Minuten erneut.“
Fünf falsche PINs innerhalb von fünfzehn Minuten. Das sperrt kurz das ganze Geschäft, nicht nur dieses Gerät. Eine richtige Eingabe hebt die Sperre auf.
Ich habe die Manager-PIN vergessen
Es gibt keine Wiederherstellung durch Sie selbst — sie ist in einer Form gespeichert, die nichts zurücklesen kann, und genau das macht sie sicher. Zum Ändern oder Entfernen brauchen Sie die aktuelle. Schreiben Sie uns eine E-Mail, dann löschen wir sie für Sie.
Zwei Personen haben dasselbe Regal gezählt
Ihre Zählungen addieren sich, weil jeder Scan „eins mehr davon“ heißt. Wenn Sie glauben, ein Regal wurde doppelt gezählt, öffnen Sie die Inventur im Adminbereich und tippen Sie die richtige Zahl ein, bevor Sie übernehmen.
Die Inventur ist abgeschlossen, aber Shopify hat sich nicht geändert
Abschließen und Übernehmen sind zwei verschiedene Schritte. Das Abschließen schließt die Inventur nur. Öffnen Sie sie und drücken Sie Übernehmen — Shopify aktualisieren, oder übernehmen Sie sie vom Gerät aus.
Glossar
| Begriff | Bedeutet |
|---|---|
| Übernehmen | Der Schritt, der nach Shopify schreibt. Nichts davor ändert Ihren Bestand. |
| Erwartet | Was Shopify hatte, als die Inventur gestartet wurde. Eine Momentaufnahme. |
| Differenz | Gezählt minus Erwartet. |
| Blindinventur | Eine Inventur, bei der das Personal die Zahl aus Shopify nicht sehen kann. |
| Teilinventur | Einen Bereich nach dem anderen zählen, nach Plan, statt alles auf einmal. |
| Umfang | Welche Produkte eine Inventur umfasst — alles, oder ein Anbieter / Typ / Tag. |
| Vorrätig | Alles, was körperlich da ist, einschließlich der Einheiten, die Kundenbestellungen zugesagt sind. |
| Verfügbar | Vorrätig minus der Einheiten, die nicht ausgeführten Kundenbestellungen zugesagt sind. |
Was die App nicht macht
Klar gesagt, damit Sie früh erkennen, ob die App zu Ihrer Arbeitsweise passt.
- Nichts geschieht automatisch. Es werden keine Bestellungen für Sie aufgegeben, keine E-Mails gesendet, keine Inventuren geplant. Meldebestände bauen einen Entwurf, den Sie prüfen — sie kaufen nie etwas.
- Ein Standort pro Inventur. Um zwei Geschäfte zu zählen, machen Sie zwei Inventuren.
- Sie verfolgt keine Seriennummern, Chargen oder Haltbarkeitsdaten. Sie zählt, wie viele Sie von einer Variante haben.
- Sie druckt keine Barcode-Etiketten und erzeugt keine Barcodes für Produkte, die keine haben.
- Sie prognostiziert keine Nachfrage. Meldebestände sind Zahlen, die Sie festlegen, keine Vorhersage.
- Sie verbindet sich nicht mit Buchhaltungssoftware und schiebt keine Kosten irgendwohin. Exportieren Sie die CSV, wenn Sie die Zahlen anderswo brauchen.
Schreiben Sie uns und sagen Sie es. Das zu wissen ist wirklich nützlich — einiges in der App gibt es nur, weil jemand geschrieben hat, was fehlte.
Karte für Ihr Personal
Ihr Personal wird dieses Handbuch nicht lesen. Drucken Sie diesen Teil aus und hängen Sie ihn im Lager auf.
- Öffnen Sie auf dem POS-Gerät die Kachel Inventur.
- Tippen Sie auf die Zählung, um die Sie gebeten wurden, oder auf Neue Zählung starten.
- Scannen Sie jeden Artikel, oder suchen Sie den Namen und tippen Sie die Zahl ein.
- Regal leer? Tippen Sie auf Nichts im Regal. Überspringen Sie es nicht — ein leeres Regal und ein Regal, das niemand geprüft hat, sind zwei verschiedene Dinge.
- Zwölf gleiche Artikel? Tippen Sie 12 ein, statt zwölfmal zu scannen.
- Ihren Bereich fertig? Tippen Sie auf Zählung abschließen.
- Wenn nach einer PIN gefragt wird und Sie keine haben, hören Sie auf und holen Sie einen Manager.
Nichts, was sie tun, kann den Bestand kaputt machen. Zählen ändert nichts in Shopify, bevor ein Manager es freigibt; eine falsche Zahl lässt sich also richtigstellen und sollte gemeldet statt verschwiegen werden.
Wenn der Bildschirm sagt, dass er noch auf das Senden wartet, gehen Sie zurück in den Empfang, bevor Sie die App schließen.
Hilfe bekommen
Support gibt es per E-Mail, von der Person, die die App gebaut hat.
Das heißt: keine Warteschleifenmusik und kein abgelesenes Skript — es heißt aber auch, dass eine einzige Person antwortet. Je mehr also in Ihrer ersten E-Mail steht, desto schneller ist die Sache erledigt.
Bevor Sie schreiben
Schauen Sie in die Fehlersuche. Die meisten Ablehnungen sind die App, die bewusst etwas verhindert, und die Meldung nennt die verantwortliche Einstellung.
Was hineingehört
| Sagen Sie uns | Warum das hilft |
|---|---|
| Ihre Shop-Adresse irgendwas.myshopify.com | Ohne sie lässt sich nichts nachschlagen |
| Admin oder POS | Das sind verschiedene Bildschirme mit verschiedenen Regeln |
| Die Meldung, Wort für Wort | Der Wortlaut benennt die genaue Ursache; eine Umschreibung meist nicht |
| Was Sie gerade getan haben | „Eine Inventur übernehmen“ und „eine Inventur abschließen“ scheitern aus verschiedenen Gründen |
| Ein Screenshot | Beantwortet oft alles davon auf einmal |
Sagen Sie es in der ersten Zeile und übernehmen Sie in der Zwischenzeit nichts weiter zu dieser Inventur. Nennen Sie den Namen der Inventur und ungefähr, wann sie übernommen wurde. Bestandsprobleme werden zuerst angesehen.