Qué hace esta aplicación
Cuatro herramientas que se pasan el trabajo entre sí. No necesitas todas desde el primer día: empieza contando.
Las primeras tres secciones —esta, Configuración inicial y Tu primer conteo— son todo lo que necesitas para contar un estante y corregir Shopify. Unos diez minutos.
Todo lo que sigue es material de consulta. Vuelve cuando lo necesites, o usa las tarjetas de arriba para ir directo a una tarea.
| Herramienta | Para qué sirve | Qué le hace a Shopify |
|---|---|---|
| Conteos de inventario | Contar lo que de verdad hay en tus estantes | Reemplaza la cantidad con tu conteo |
| Entregas | Revisar las cajas de un proveedor antes de que se vuelvan inventario | Suma lo que recibiste |
| Traslados | Mover inventario entre tus propias ubicaciones | Lo mueve de una a otra |
| Puntos de reorden | Que te avisen qué está por agotarse | Nada: te arma una orden en borrador |
Contar nunca cambia tu inventario de Shopify. Todo lo que escaneas o escribes se queda dentro de esta aplicación hasta que alguien presiona a propósito el botón que lo aplica, y ese botón siempre te dice cuántos artículos van a cambiar antes de hacer nada.
O sea que un error al contar no es un desastre. Corrige un número, vuelve a contar un estante o tira todo el conteo a la basura. Shopify nunca se enteró.
Dos lugares, una aplicación
Casi todo existe en los dos lados, y son los mismos datos: si quieres, empieza un conteo en una computadora y termínalo en un teléfono.
| Dónde | Qué haces ahí |
|---|---|
| Administrador de Shopify en una computadora | Configurar, crear conteos, revisar diferencias, aprobar cambios |
| Shopify POS teléfono o tableta | El conteo en sí, el escaneo y el desempaque, en el piso de venta |
A lo largo de esta guía, Administrador y POS te dicen en cuál de los dos ocurre cada paso.
Qué necesitas
- Una tienda de Shopify con ubicaciones configuradas y con seguimiento de inventario en los productos que quieras contar
- Shopify POS en un teléfono o tableta, con la sesión iniciada en la ubicación que se va a contar
- Acceso de administrador a tu tienda, para instalar la aplicación y configurarla
Un lector de códigos de barras es opcional: la cámara del dispositivo funciona, y una pistola lectora emparejada también. La aplicación escucha las dos desde el momento en que se abre un conteo.
Configuración inicial
Tres cosas tienen que estar listas antes de que tu personal pueda actualizar el inventario de Shopify desde un dispositivo POS. El Panel de la aplicación lleva el control de las tres y las va marcando conforme avanzas.
Mientras no definas un código de acceso de gerente, POS se niega a cambiar el inventario. No es un error: es a propósito. La aplicación prefiere detener a un miembro del personal antes que dejar que un dispositivo sin supervisión reescriba tu inventario.
También bloquea terminar un conteo, no solo aplicarlo. Así que sin código tu personal puede escanear toda la tienda y que lo rechacen en la última pantalla. Defínelo primero.
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Define un código de acceso de gerente Administrador
Ve a Configuración → Acceso POS → Código de acceso de gerente y presiona Definir código. De cuatro a ocho dígitos.
Esto es lo que tu personal escribe en el dispositivo cada vez que va a pasar algo irreversible: terminar un conteo, aplicarlo, agregar una entrega a Shopify o ajustar un producto.
En Configuración decides qué puede hacer el personal en POS. El código de acceso de gerente está en Acceso POS. -
Agrega los mosaicos a tu POS POS
En un dispositivo POS: ≡ Más → Configuración → Personalizar la pantalla de inicio → Agregar mosaico → Aplicaciones, y ahí agrega los mosaicos que quieras: Stock Take (conteos), Deliveries (entregas) y Transfers (traslados).
Este paso se marca solo en cuanto llegue algo desde un dispositivo real.
Una vez agregados, los mosaicos quedan en la pantalla de inicio de tu POS. El personal nunca necesita entrar al administrador. -
Haz un conteo y aplícalo POS
Cuenta un estante, termínalo, aplícalo. Ese último paso es el que corrige Shopify, y hacerlo una vez de principio a fin es la forma más rápida de entender toda la aplicación.
Es de solo escritura. Nada en la aplicación puede volver a mostrártelo, y para cambiarlo o quitarlo hace falta el actual. No hay forma de restablecerlo ni de recuperarlo por correo: anótalo en un lugar seguro.
Cinco intentos incorrectos en quince minutos bloquean a toda la tienda por unos minutos, no solo a ese dispositivo. Un intento correcto lo desbloquea de inmediato.
Tu primer conteo
Empieza en pequeño. Elige un solo estante —los productos de un proveedor, o un tipo de producto— en lugar de toda la tienda. Diez minutos, y te enseña todo el flujo.
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Inicia el conteo POS
Toca el mosaico Stock Take y luego Start a new count (iniciar un conteo nuevo).
En “What do you want to count?” (¿qué quieres contar?) elige One vendor y escribe el nombre de un proveedor tal como aparece en tus productos. Ponle nombre al conteo si quieres; si no, se nombra con la fecha de hoy.
Elegir One vendor en vez de todo es lo que convierte esto en un trabajo de diez minutos y no de todo el día. -
Cuenta el estante POS
Escanea cada artículo con una pistola lectora, o toca Scan with camera (escanear con la cámara). Cada escaneo suma uno.
¿No tiene código de barras? Escribe parte del nombre en Search name, barcode or SKU y anota la cifra en la casilla Counted (contado).
¿El estante está vacío? Toca None on shelf (no hay nada en el estante): eso registra un cero real, que no es lo mismo que dejar la fila sin tocar.
Cada fila muestra la foto del producto, lo que tiene Shopify y una casilla para lo que encontraste. La etiqueta de la derecha te dice de un vistazo si la fila ya se contó. -
Termina el conteo POS
Toca Finish counting (terminar el conteo). La pantalla te dice cuántos artículos se contaron y cuántos no, y te recuerda asegurarte de que todos los que están contando ya terminaron.
Todavía no ha llegado nada a Shopify. Terminar solo cierra el conteo para que ya no se pueda seguir escaneando. -
Aplícalo a Shopify POS
Elige Leave uncounted items alone (dejar sin tocar los artículos sin contar): es la opción segura y la correcta para un primer conteo.
Escribe tu código de acceso de gerente. La confirmación dice cuántos artículos van a cambiar. Confirma y Shopify queda actualizado.
Esta es la única pantalla de toda la aplicación que cambia tu inventario de Shopify, y siempre te dice primero cuántos artículos va a tocar. -
Revísalo en el administrador Administrador
Abre la aplicación en tu administrador de Shopify, ve a Conteos de inventario y abre el conteo. Cada línea muestra lo que tenía Shopify, lo que contaste y la diferencia.
Ese es todo el ciclo. Todo lo demás en esta guía es una variación de esto.
Contar en POS
Todo lo que puede hacer la pantalla de conteo.
Tres formas de contar
| Método | Cómo | Ideal para |
|---|---|---|
| Pistola lectora | Solo escanea. La pantalla escucha desde que se abre: no hay que presionar ningún botón antes. | Lo más rápido en un estante largo |
| Cámara | Toca Scan with camera. Se cierra sola después de cada escaneo y te muestra qué contó; toca Scan next para seguir. | Cuando no tienes una pistola a la mano |
| Escribirlo | Busca el nombre y usa la casilla Counted. | Doce playeras iguales; códigos de barras que faltan |
No lo escanees doce veces: escribe 12 en la casilla Counted. Es más rápido y no hay riesgo de que el lente lea dos veces la misma etiqueta.
Qué ves después de cada escaneo
Un escaneo cuenta de inmediato: no hay nada que tocar antes. Después la pantalla te muestra qué contó:
- La foto del producto, su nombre y la variante, para que lo compares con lo que traes en la mano
- El número en el que quedó, en una casilla que puedes sobrescribir si está mal
- Scan next para seguir, o Done scanning para volver a la lista
Al escribir un número nuevo aparece un botón Save que dice qué cifra va a guardar. No tienes que tocarlo: seguir con Scan next también lo guarda, así que una corrección nunca se pierde.
Corrígelo ahí mismo. Escribe el número correcto en la casilla de esa pantalla; no hace falta que después busques el artículo otra vez en la lista.
¿Escaneaste algo dos veces sin querer? Se corrige igual: escribe lo que de verdad hay en el estante.
Si el conteo se configuró con Escanear cada unidad, las cantidades no se pueden escribir: ese es todo el punto de la opción, y la aplicación no deja darle la vuelta.
Por eso la pantalla ofrece Start this item again (empezar este artículo otra vez): deja ese producto en nada y vuelves a escanear las unidades que de verdad están ahí.
Si tu personal necesita escribir cifras en ese conteo, un gerente puede permitirlo desde la pantalla de conteo con el código de acceso de gerente.
Contado cero no es lo mismo que sin contar
Esta es la distinción sobre la que gira toda la aplicación, y lo único que de verdad vale la pena enseñarle a tu personal.
| Qué significa | Qué pasa cuando aplicas | |
|---|---|---|
| Contado: no hay nada en el estante | Alguien fue hasta el estante y estaba vacío | Shopify se corrige a 0 |
| Sin contar | Nadie llegó a ese producto | Se queda sin tocar, salvo que elijas poner en cero los artículos sin contar |
Si dos productos comparten un código de barras
Shopify lo permite, así que la aplicación pregunta en vez de adivinar: “2 products share the barcode 5012345678900. Tap the one you scanned.” (dos productos comparten ese código de barras; toca el que escaneaste). Tienes el artículo en la mano: tú puedes distinguirlos.
Contar sin señal
Los conteos se guardan primero en el dispositivo y se envían cuando vuelve la conexión. Las filas se actualizan de inmediato en cualquier caso. Un dispositivo guarda hasta 250 conteos pendientes.
Si la pantalla dice “Waiting for N saved count(s)” (esperando N conteos guardados), vuelve a donde haya señal antes de cerrarla. Esos conteos todavía no llegan al servidor.
Conteos desde el administrador
Todo lo que puedes hacer en un teléfono lo puedes hacer en una computadora, y además la revisión, que es más cómoda en una pantalla grande.
Crear uno
Presiona Nuevo conteo de inventario, elige la ubicación y elige qué contar.
Los conteos creados aquí tienen “¿Quieres permitir que este conteo de inventario se aplique y se complete en dispositivos POS?” desmarcado de forma predeterminada. Si lo dejas así, tu personal va a contar todo el estante, tocar Finish counting y recibir el aviso de que el conteo debe terminarse en el administrador.
Igual pueden salir adelante —en el dispositivo hay un botón Unlock with the manager passcode (desbloquear con el código de acceso de gerente)—, pero es más fácil marcar la casilla ahora.
Revisar un conteo
También puedes escanear directo hacia un conteo desde aquí, con la barra de escaneo que está arriba de la página: es práctico con un lector USB conectado a la computadora.
Cambiar lo que puede hacer POS con el conteo ya empezado
Conteos cíclicos
Contar una sección a la vez, por turnos, en lugar de cerrar la tienda para un conteo completo.
No hay un modo “conteo cíclico” aparte: es simplemente lo que pasa cuando limitas un conteo a una parte de una ubicación. Elige un pedazo distinto cada día y ya estás haciendo conteos cíclicos.
| Alcance | Qué incluye | Dónde |
|---|---|---|
| Todo lo de esta ubicación | Todos los productos que se manejan ahí | Ambos |
| Un proveedor | Los productos cuyo Proveedor coincide exactamente | Ambos |
| Un tipo de producto | Los productos cuyo Tipo coincide exactamente | Ambos |
| Una etiqueta | Los productos que llevan esa etiqueta | Ambos |
| Una colección | Se busca por una etiqueta con el mismo nombre | Solo administrador |
Los valores del alcance deben coincidir con lo que está en el producto en Shopify, mayúsculas incluidas. Acme no encuentra ACME. Si un conteo sale vacío, casi siempre es por esto.
Un turno que sí funciona
Divide según como estén organizados tus estantes en la realidad: casi siempre por proveedor o por tipo de producto. Cuenta un pedazo al día, a la misma hora, y en dos semanas recorres todo sin cerrar nunca.
Cada conteo tiene un tope de 3,000 productos, que es otra razón para dividir en vez de contar todo de una vez.
Conteo a ciegas
Ocultarle la cifra de Shopify a quien está contando.
Quien puede ver “Shopify tiene 12” tiende a contar hasta doce y parar. Deja de contar y empieza a confirmar. Y quien quiera tapar un faltante puede simplemente escribir el número que la pantalla ya le dio.
Un conteo a ciegas quita ese número, así que lo que queda registrado es lo que de verdad hay en el estante.
| Opción | El personal en POS ve | Úsala cuando |
|---|---|---|
| Mostrar la cantidad de Shopify | Todo | Estás contando tu propia tienda |
| Ocultarla hasta que termine el conteo | Nada mientras cuentan; las diferencias aparecen cuando terminan | La mayoría de los conteos a ciegas |
| Ocultarla por completo | Nada, nunca | Quieres que las diferencias solo se revisen en el administrador |
El conteo a ciegas aplica solo a los dispositivos POS. El administrador siempre muestra cada cantidad esperada y cada diferencia, elijas la opción que elijas, y no se escribe nada en Shopify hasta que tú lo apruebas.
Cambiarlo después
Desde el administrador, en cualquier dirección, al instante. Desde POS no puedes cambiar el modo de un conteo en curso.
Hay una regla deliberada al iniciar un conteo en POS: hacer un conteo más a ciegas siempre se permite, pero iniciar un conteo menos a ciegas sobre estantes que ya se están contando a ciegas se rechaza; si no, cualquiera podría abrir un segundo conteo sobre los mismos productos y leer ahí los números.
Adjust stock (ajustar inventario) no está disponible en esa ubicación para quien no tenga el código de acceso. Mostraría la cantidad en vivo y arruinaría el conteo.
Terminar y aplicar
El paso que sí cambia Shopify.
Terminar un conteo lo cierra para que ya no se pueda seguir contando. No cambia nada en Shopify. Aplicar es otra cosa, y siempre te dice primero cuántos artículos van a cambiar.
Qué hacer con los artículos que nadie contó
| Opción | Qué pasa |
|---|---|
| Leave uncounted items alone dejar sin tocar los sin contar | Solo se corrigen los artículos contados. Todo lo demás queda sin tocar. |
| Set uncounted items to zero poner en cero los sin contar | Cada producto incluido en el conteo que nadie contó se pone en 0. |
Pone en cero todo lo que estaba incluido en el conteo y nadie tocó, incluidos los estantes a los que nadie alcanzó a llegar antes de la hora de cierre y los productos que no cargaron bien cuando se creó el conteo.
Úsalo solo cuando el conteo de verdad cubrió todos los productos incluidos y sabes que lo que no se encontró de verdad ya no está. Si no, elige Leave uncounted items alone. No hay forma de deshacerlo.
Cómo leer el conteo
| Columna | Significa |
|---|---|
| Esperado | Lo que tenía Shopify cuando se inició el conteo: una foto fija, no un número en vivo |
| Contado | Lo que encontraste |
| Discrepancia | Contado menos Esperado. Positiva quiere decir que hay más en el estante de lo que creía Shopify. |
Esperado queda fijo a propósito: si siguiera el inventario en vivo, la diferencia cambiaría cada vez que vendieras uno. Si un conteo lleva mucho tiempo abierto, presiona Actualizar desde Shopify en la página del conteo para volver a leerlo.
La aplicación vuelve a leer tu inventario de Shopify automáticamente justo antes de escribir cualquier cosa, así que las cifras que deciden la actualización nunca están desactualizadas; solo lo pueden estar las que ves en pantalla antes.
Si cambias de opinión
Reabrir devuelve un conteo terminado a estado de conteo. En un conteo que ya se aplicó, usa Reabrir para recontar: primero vuelve a leer las cantidades de Shopify, así cuentas contra los números actuales.
Entregas
Revisar las cajas de un proveedor antes de que su contenido se vuelva tu inventario.
Aplicar una entrega suma lo que recibiste a lo que Shopify ya tiene. Un conteo de inventario reemplaza la cifra con tu conteo.
Nunca uses un conteo de inventario para registrar una entrega: borrarías todo lo que ya estaba en el estante.
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Crea la orden Administrador
Órdenes de compra → Crear orden de compra. Elige la ubicación de destino y el proveedor, y luego agrega los productos con sus cantidades y costos.
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Realiza el pedido y luego márcalo como enviado Administrador
Realizar pedido cuando se la mandas al proveedor, y Marcar como enviada cuando él la despacha. Las dos son solo registro: nada toca Shopify.
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Cuenta lo que llegó POS
Abre el mosaico Deliveries, elige la orden y escanea cada artículo conforme desempacas.
Cada escaneo cuenta de inmediato y te muestra qué contó: la foto del producto, su nombre y el número en el que quedó, junto con lo que el papel decía que se pidió. Cambia ahí el número si está mal, y luego Scan next para seguir o Done scanning para volver a la lista.
La cámara se cierra sola después de cada escaneo, así que siempre ves lo que quedó registrado y no un visor.
En el administrador también puedes presionar Recibir todo si ya revisaste las cajas a simple vista.
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Agrégalo a Shopify POS
Presiona Add N units to Shopify (agregar N unidades a Shopify) y escribe el código de acceso de gerente. Hasta ese momento sube tu inventario.
Son dos cosas distintas, y es la confusión más común de la aplicación. Contar una entrega solo registra números aquí. Una orden puede decir recibida sin que nada de ella haya llegado a Shopify.
Fíjate en la franja ámbar: “3 unidades recibidas todavía no se agregan al inventario de Shopify.” Esa es la que importa.
La aplicación solo envía lo que no ha enviado antes, así que un segundo toque no hace nada. Cuenta una entrega en dos días y solo pasan las unidades nuevas.
Recibir más de lo que pediste se rechaza, salvo que actives Permitir recibir más de lo pedido en Configuración.
Traslados
Mover inventario entre tus propias ubicaciones.
Tiene dos extremos a propósito: una ubicación envía y la otra cuenta lo que de verdad llegó. Shopify solo cambia en ese segundo paso, así que el inventario en tránsito nunca se pierde.
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Ármalo Administrador
Traslados → Crear traslado. Elige el origen y el destino, y luego agrega productos. También puedes empezar uno en POS con el mosaico Transfers.
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Envíalo Administrador
Marcar como enviado. Todavía no se ha movido nada en Shopify.
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Cuéntalo al llegar al otro extremo POS
En un dispositivo con la sesión iniciada en el destino, el traslado aparece en Arriving for you (lo que viene en camino para ti). Escanea cada artículo conforme desempacas.
Igual que con las entregas, cada escaneo cuenta de inmediato y te muestra el producto y su nueva cifra, con una casilla para corregirla. La cámara se cierra después de cada escaneo para que veas lo que quedó registrado.
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Mueve el inventario POS
Confirma y Shopify lo mueve: baja en el origen y sube en el destino, en un solo paso.
Se resuelve solo: la aplicación empieza a manejarlo ahí antes de mover las unidades. No hay nada que configurar antes.
Una vez que se movió inventario en Shopify, el traslado ya no se puede eliminar: eso dejaría el movimiento hecho y sin registro de por qué. Mejor cancélalo, así se conserva el historial.
Ajustar inventario
Corregir un producto en el momento, sin hacer un conteo.
¿Encontraste una caja rota? Abre el producto en POS y usa Adjust stock (ajustar inventario). Escribe cuántos hay en realidad, elige un motivo y guarda.
A diferencia de todo lo demás en esta aplicación, un ajuste se escribe en Shopify en el momento en que guardas. Sin borrador, sin revisión, sin deshacer. El número que escribes se vuelve la cantidad.
Es para una corrección puntual. Para arreglar un estante completo, haz un conteo.
Los motivos vienen de fábrica como Damaged (dañado), Theft or loss (robo o pérdida), Miscounted (mal contado), Returned to supplier (devuelto al proveedor) y Expired (caducado). Edítalos en Configuración → Conteos de inventario → Motivos de ajuste, uno por línea, y ahí puedes ponerlos en español. El personal también puede escribir el suyo.
Vale la pena revisarlos de vez en cuando: un mes de robo dice que muevas el exhibidor; un mes de dañado dice que arregles la estantería.
Puntos de reorden
Que te avisen qué está por agotarse, antes de que se acabe.
Fija dos números para un producto en una ubicación: avísame en y rellenar hasta. Cuando el inventario baja al primero, el producto aparece en Qué hay que resurtir, y la aplicación puede convertir esa lista en una orden de compra en borrador con las cantidades ya calculadas.
- Frente al estante: abre el producto en POS y usa Reorder point (punto de reorden)
- En bloque: la página de Reabastecimiento en el administrador, o importa una hoja de cálculo
Nada pasa automáticamente. No se realiza ningún pedido ni se envía ningún correo: la aplicación arma un borrador para que tú lo revises.
El inventario bajo se mide sobre el inventario disponible, así que las unidades ya comprometidas con pedidos sin completar no cuentan como inventario que tienes. Un producto se puede marcar como bajo mientras hay cajas de él en el estante, apartadas para pedidos.
Configuración
Todo lo que hay en la página de Configuración, qué hace y cómo viene de fábrica.
Productos que quedan fuera de los conteos
Una parte de esto ya está resuelta. Un producto del que Shopify no lleva la cantidad —una tarjeta de regalo, un servicio, un depósito, una línea hecha sobre pedido— ya queda fuera de todos los conteos. No hay ningún número contra el cual comparar un conteo y Shopify no deja escribir uno, así que ese producto solo podría ser una fila que nadie puede usar. No tienes que configurar nada para eso.
Un producto que tiene seguimiento pero que todavía no se maneja en la ubicación que estás contando igual aparece, con una cantidad esperada de 0. Es a propósito: contar uno y aplicar el conteo es la forma de empezar a manejarlo ahí, que es justo lo que quieres la primera vez que cuentas una tienda nueva.
Si prefieres no verlos, etiquétalos y usa la opción de abajo.
La opción es para los casos que tú decides: inventario que podrías contar pero decidiste no contar, como la línea de un proveedor de dropshipping, el inventario en consignación o las muestras que son solo de exhibición. Etiqueta esos productos en Shopify y luego pon la etiqueta en Omitir los productos con estas etiquetas. Separa varias con comas:
consignación, solo-exhibición, muestras-personal
A partir de ahí, todos los conteos nuevos dejan fuera esos productos, en POS y en el administrador, sin que nadie tenga que acordarse.
La opción se aplica cuando se crea un conteo. Un conteo que ya está abierto conserva los productos con los que se armó, así que nada desaparece por debajo de alguien que va a medio conteo.
Qué puede hacer el personal en POS
| Opción | De fábrica | Qué controla |
|---|---|---|
| Omitir los productos con estas etiquetas | En blanco | Los productos con cualquiera de estas etiquetas quedan fuera de todos los conteos nuevos |
| Iniciar conteos de inventario en POS | Activado | Si el personal puede empezar un conteo desde el mosaico |
| Recibir entregas en POS | Activado | El mosaico Deliveries |
| Recibir traslados en POS | Activado | El mosaico Transfers |
| Marcar conteos como completados en POS | Activado | Si el personal puede cerrar un conteo |
| Actualizar el inventario de Shopify desde POS | Activado | La importante: si un dispositivo puede cambiar tu inventario o no |
Código de acceso de gerente
| Opción | De fábrica | Qué controla |
|---|---|---|
| Pedir un código de acceso antes de actualizar el inventario | Activado | Aplica al terminar conteos, aplicarlos, agregar entregas y hacer ajustes |
Desactivarlo pide el código primero, para que un dispositivo no pueda apagar el control que lo protege.
Conteos nuevos iniciados en POS
Los valores que hereda un conteo cuando el personal lo inicia en un dispositivo. No afectan a los conteos creados en el administrador.
| Opción | De fábrica | Qué controla |
|---|---|---|
| Prefijo del nombre del conteo | Conteo de inventario | La fecha se agrega automáticamente |
| Escanear cada unidad | Desactivado | El personal escanea cada artículo en vez de escribir una cantidad. Aun así pueden marcar un estante como vacío. |
| Los dispositivos POS pueden agregar al conteo | Activado | Desactívalo para que los conteos se puedan ver en POS pero solo se editen en el administrador |
| Tratar como cero los artículos sin contar | Desactivado | Mira la advertencia en Terminar y aplicar. Déjalo desactivado. |
Recepción
| Opción | De fábrica | Qué controla |
|---|---|---|
| Mostrar un botón de recibir todo | Activado | Permite que el personal acepte una entrega completa con un toque |
| Permitir recibir más de lo pedido | Desactivado | Si se acepta una cantidad mayor a la pedida |
Preguntas frecuentes
Lo que la gente pregunta antes de toparse con un problema.
¿Cuánto cuesta?
Nada. La aplicación es gratis, sin periodo de prueba, sin límites de uso y sin un plan de pago al cual subirse.
¿Necesito Shopify POS Pro?
No. Todo funciona con el POS estándar de Shopify: contar, escanear códigos de barras, entregas y traslados incluidos.
¿Necesito un lector de códigos de barras?
No. La cámara del dispositivo funciona, y siempre puedes buscar un producto por nombre y escribir la cantidad.
Una pistola lectora emparejada es más rápida en un estante largo, y la aplicación funciona con una de inmediato: escucha desde el momento en que se abre un conteo, sin nada que configurar.
¿Funciona con más de una ubicación?
Sí. Cada conteo pertenece a una sola ubicación, y un dispositivo POS cuenta hacia la ubicación en la que tiene la sesión iniciada.
Para contar dos tiendas, haz un conteo por tienda. Los traslados son la forma de mover inventario entre ellas.
¿Pueden contar dos personas al mismo tiempo?
Sí, en dispositivos distintos y dentro del mismo conteo. Sus escaneos se suman: cada escaneo quiere decir “uno más de esto”.
Casi siempre es lo que quieres. Eso sí, dos personas contando el mismo estante lo van a duplicar, así que repártanse la tienda.
¿Funciona sin internet?
Contar sí. Los escaneos se guardan en el dispositivo y se envían cuando vuelve la señal, y la pantalla se actualiza de inmediato en cualquier caso.
Iniciar un conteo nuevo y aplicar uno sí necesitan conexión. Un dispositivo guarda hasta 250 conteos pendientes: vuelve a donde haya señal antes de cerrar la aplicación si la pantalla dice que está esperando.
¿Cuántos productos caben en un conteo?
3,000. Si una ubicación tiene más, cuéntala por partes —por proveedor o por tipo de producto—, que de todos modos es mejor práctica. Mira Conteos cíclicos.
¿Va a cambiar mi inventario sin preguntar?
No. Contar, recibir y armar traslados se queda todo dentro de esta aplicación. Shopify solo cambia cuando alguien presiona el botón que lo aplica, y ese botón dice primero cuántos artículos va a tocar.
La única excepción es Ajustar inventario, que está diseñado para ser inmediato y lo dice en pantalla antes de que guardes.
¿Qué permisos pide, y por qué?
Cuatro, ni uno más de los que usa:
- Leer productos: para armar la lista de lo que hay que contar
- Leer ubicaciones: para saber qué tiendas tienes
- Leer inventario: para mostrar lo que Shopify tiene ahora
- Escribir inventario: para aplicar tus conteos
No pide acceso a pedidos, clientes ni pagos, porque nunca los necesita.
¿Qué pasa con mis datos si desinstalo la aplicación?
Tu inventario de Shopify queda intacto: lo que ya se aplicó sigue aplicado, porque es tu inventario, no el nuestro.
Tus conteos, órdenes y traslados dentro de esta aplicación se borran poco después de desinstalarla, como lo exige Shopify. Si la reinstalas pronto, tus datos siguen ahí; si la dejas así, se van.
¿Qué códigos de barras funcionan?
Cualquier formato que la cámara del dispositivo o tu lector puedan leer: EAN-13, UPC-A, Code 128, QR y otros.
Lo que importa es que el código esté en el campo Código de barras de la variante del producto en Shopify. Un escaneo que no encuentra nada casi siempre quiere decir que el código de barras no está en la variante, no que el formato no sea compatible.
¿Puedo sacar los resultados?
Sí. Cada conteo tiene un botón Exportar CSV en el administrador, con el producto, el código de barras, el SKU, lo esperado, lo contado, la diferencia y cuándo se contó.
¿Puedo deshacer un conteo después de aplicarlo?
No con un solo botón de deshacer. Aplicar escribe cantidades reales en Shopify.
Lo que sí puedes hacer es Reabrir para recontar, que vuelve a leer las cifras actuales de Shopify para que cuentes contra lo que hay ahora, y después contar y aplicar otra vez para corregirlo.
Por eso la opción segura al aplicar es Leave uncounted items alone (dejar sin tocar los artículos sin contar): mira Terminar y aplicar.
Solución de problemas
Los mensajes con los que es más probable que te topes, y qué significa cada uno. En el dispositivo aparecen en inglés, así que aquí van tal cual salen en pantalla.
“Ask your manager to set a manager passcode…”
Pide que un gerente defina un código de acceso: se necesita y nunca se ha definido. Ve a Configuración → Acceso POS → Código de acceso de gerente → Definir código. Es lo más común al instalar la aplicación por primera vez; mira Configuración inicial.
“This count can only be finished in the Shopify admin”
Ese conteo en particular se creó con la opción de terminarlo en POS desactivada. Los conteos creados en el administrador vienen así de fábrica.
No tienes que caminar hasta una computadora: toca Unlock with the manager passcode en el dispositivo. O marca la casilla en la página de creación la próxima vez.
“…is switched off for your store”
Hay un interruptor de toda la tienda apagado. Revisa Configuración → Acceso POS. Si el mensaje habla de your store (tu tienda), es la opción de toda la tienda; si habla de this count (este conteo), es la opción de ese conteo en particular.
“No products matched this stock take”
Casi siempre es que el valor del alcance no coincide exactamente: revisa mayúsculas y ortografía contra el producto en Shopify. Revisa también que hayas elegido la ubicación correcta.
“Some products could not be loaded from Shopify”
Shopify no devolvió todo, normalmente porque estaba saturado. Al conteo le faltan productos. Revisa la lista antes de contar, o elimínalo y créalo de nuevo.
“Waiting for N saved count(s)”
El dispositivo está guardando conteos que no han llegado al servidor. Vuelve a donde haya señal y se envían solos. No cierres la aplicación hasta que ese aviso desaparezca.
“This stock take is already being applied to Shopify”
Alguien más lo está aplicando en este momento, o un intento anterior sigue corriendo. Espera un momento y actualiza. Esto existe para evitar que el mismo inventario se escriba dos veces.
“Only N of X were expected”
Estás recibiendo más de lo que se pidió. Activa Permitir recibir más de lo pedido en Configuración si eso es normal con tus proveedores.
“A blind stock take is running at this location”
Adjust stock no está disponible mientras corre ahí un conteo a ciegas, porque mostraría la cantidad que el conteo está ocultando. Un gerente con el código de acceso sí puede ajustar.
“Too many attempts. Try again in N minutes.”
Cinco códigos incorrectos en quince minutos. Bloquea brevemente a toda la tienda, no solo a ese dispositivo. Un intento correcto lo desbloquea.
Se me olvidó el código de acceso de gerente
No hay forma de recuperarlo por tu cuenta: se guarda de una forma que nada puede volver a leer, y eso es justo lo que lo hace seguro. Para cambiarlo o quitarlo hace falta el actual. Escríbenos y lo podemos borrar por ti.
Dos personas contaron el mismo estante
Sus conteos se suman, porque cada escaneo quiere decir “uno más de esto”. Si crees que un estante se contó doble, abre el conteo en el administrador y escribe la cifra correcta antes de aplicarlo.
El conteo está terminado pero Shopify no ha cambiado
Terminar y aplicar son dos pasos distintos. Terminar solo cierra el conteo. Ábrelo y presiona Aplicar — Actualizar Shopify, o aplícalo desde el dispositivo.
Glosario
| Término | Significa |
|---|---|
| Aplicar | El paso que escribe en Shopify. Nada de lo anterior cambia tu inventario. |
| Esperado | Lo que tenía Shopify cuando se inició el conteo. Una foto fija. |
| Discrepancia | Contado menos Esperado. |
| Conteo a ciegas | Un conteo en el que el personal no puede ver la cifra de Shopify. |
| Conteo cíclico | Contar una sección a la vez por turnos, en vez de todo de una sola vez. |
| Alcance | Qué productos incluye un conteo: todos, o un proveedor / tipo / etiqueta. |
| En existencia | Todo lo que está físicamente presente, incluidas las unidades comprometidas con pedidos. |
| Disponible | En existencia menos las unidades comprometidas con pedidos sin completar. |
Lo que no hace
Dicho sin rodeos, para que sepas pronto si encaja con tu forma de trabajar.
- Nada pasa automáticamente. No se realiza ningún pedido por ti, no se envía ningún correo, no se programan conteos. Los puntos de reorden te arman un borrador para que lo revises; nunca compran nada.
- Una ubicación por conteo. Para contar dos tiendas, haz dos conteos.
- No lleva números de serie, lotes ni fechas de caducidad. Cuenta cuántas unidades de una variante tienes.
- No imprime etiquetas de código de barras ni genera códigos de barras para los productos que no tienen.
- No pronostica la demanda. Los puntos de reorden son números que tú fijas, no una predicción.
- No se conecta con software de contabilidad ni manda costos a ningún lado. Exporta el CSV si necesitas los números en otro lugar.
Escríbenos y dilo. De verdad sirve saberlo: varias cosas de la aplicación existen porque alguien escribió para contar qué le faltaba.
Ficha para tu personal
Tu personal no va a leer esta guía. Imprime esta parte y pégala en la bodega.
- Abre el mosaico Stock Take en el dispositivo POS.
- Toca el conteo que te pidieron hacer, o Start a new count.
- Escanea cada artículo, o busca el nombre y escribe el número.
- ¿El estante está vacío? Toca None on shelf. No lo saltes: un estante vacío y un estante que nadie revisó son cosas distintas.
- ¿Doce artículos iguales? Escribe 12 en vez de escanear doce veces.
- ¿Terminaste tu sección? Toca Finish counting.
- Si te pide un código de acceso y no lo tienes, detente y busca a un gerente.
Nada de lo que hagan puede arruinar el inventario. Contar no cambia nada en Shopify hasta que un gerente lo aprueba, así que un número equivocado se puede arreglar y conviene reportarlo en vez de esconderlo.
Si la pantalla dice que está esperando para enviar conteos, regresen a donde haya señal antes de cerrar la aplicación.
Cómo obtener ayuda
El soporte es por correo, de parte de la persona que hizo la aplicación.
Eso quiere decir que no hay música de espera ni guion de primer nivel, pero también que contesta una sola persona: entre más traiga tu primer correo, más rápido se resuelve todo.
Antes de escribir
Revisa Solución de problemas. La mayoría de los rechazos son la aplicación deteniendo algo a propósito, y el mensaje dice qué opción es la responsable.
Qué incluir
| Cuéntanos | Por qué ayuda |
|---|---|
| La dirección de tu tienda algo.myshopify.com | Sin ella no se puede consultar nada |
| Administrador o POS | Son pantallas distintas con reglas distintas |
| El mensaje, palabra por palabra | El texto exacto identifica la causa; un resumen casi nunca |
| Qué estabas haciendo | “Aplicar un conteo” y “terminar un conteo” fallan por razones distintas |
| Una captura de pantalla | Muchas veces responde todo lo anterior de una vez |
Dilo en la primera línea y no apliques nada más a ese conteo mientras tanto. Incluye el nombre del conteo y más o menos cuándo se aplicó. Los problemas de inventario se atienden primero.