Tel met een telefoon,
niet met een klembord.

Wat deze app doet

Vier hulpmiddelen die werk aan elkaar doorgeven. Je hebt ze niet allemaal nodig op dag één — begin met tellen.

Twee plekken, één app

Bijna alles bestaat op allebei de plekken, en het zijn dezelfde gegevens — begin een telling op een computer en rond hem af op een telefoon als je wilt.

In deze handleiding zeggen Beheer en POS in welke van de twee een stap gebeurt.

Wat je nodig hebt

• Een Shopify-winkel met locaties ingesteld, en voorraad die wordt bijgehouden op de producten die je wilt tellen
• Shopify POS op een telefoon of tablet, ingelogd op de locatie die geteld wordt
• Toegang tot het beheercentrum van je winkel, om de app te installeren en in te stellen

Een barcodescanner is optioneel — de camera van het apparaat werkt, en een gekoppelde handscanner ook. De app luistert naar allebei vanaf het moment dat een telling opengaat.

Instellen

Er moeten drie dingen kloppen voordat je personeel de Shopify-voorraad kan bijwerken vanaf een POS-apparaat. Het Dashboard van de app houdt ze alle drie bij en vinkt ze af terwijl je bezig bent.

1. Stel een manager-toegangscode in Beheer

   Ga naar Instellingen → POS-toegang → Manager-toegangscode en druk op Toegangscode instellen. Vier tot acht cijfers.

   Dit is wat je personeel op het apparaat intypt zodra er iets onomkeerbaars staat te gebeuren: een telling afronden, hem doorvoeren, een levering aan Shopify toevoegen, of een product aanpassen.

   

2. Voeg de tegels toe aan je POS POS

   Op een POS-apparaat: ≡ Meer → Instellingen → Startscherm aanpassen → Tegel toevoegen → Apps, en voeg dan de tegels toe die je wilt — Voorraadtellingen, Leveringen, Overdrachten.

   Deze stap vinkt zichzelf af zodra er iets binnenkomt van een echt apparaat.

   

3. Voer een telling uit en voer die door POS

   Tel één schap, rond het af, voer het door. Die laatste stap is wat Shopify corrigeert — en het één keer van begin tot eind doen is de snelste manier om de hele app te begrijpen.

   Loop het hieronder stap voor stap door →

Je eerste telling

Begin klein. Kies één schap — de producten van één leverancier, of één producttype — in plaats van de hele winkel. Tien minuten, en je leert er de hele werkwijze van.

1. Start de telling POS

   Tik op de tegel Voorraadtellingen en daarna op Nieuwe telling starten.

   Kies bij “Wat wil je tellen?” voor Eén leverancier en typ de naam van een leverancier precies zoals die op je producten staat. Geef de telling een naam als je wilt — anders krijgt hij de datum van vandaag als naam.

   

2. Tel het schap POS

   Scan elk artikel met een handscanner, of tik op Scannen met camera. Elke scan telt er één bij.

   Geen barcode? Typ een deel van de naam in Zoek op naam, barcode of SKU en vul het aantal in bij Geteld.

   Schap leeg? Tik op Niets op het schap — dat legt een echte nul vast, en dat is iets anders dan de regel met rust laten.

   

3. Rond het tellen af POS

   Tik op Tellen afronden. Het scherm zegt hoeveel artikelen er geteld zijn en hoeveel niet, en herinnert je eraan dat iedereen die telt echt klaar moet zijn.

   

4. Voer het door naar Shopify POS

   Kies Ongetelde artikelen met rust laten — de veilige optie, en de juiste voor een eerste telling.

   Voer je manager-toegangscode in. De bevestiging noemt hoeveel artikelen er veranderen. Bevestig, en Shopify is bijgewerkt.

   

5. Controleer het in het beheercentrum Beheer

   Open de app in je Shopify-beheercentrum, ga naar Voorraadtellingen en open de telling. Elke regel laat zien wat Shopify had, wat jij telde, en het verschil.

   Dat is de hele cyclus. Al het andere in deze handleiding is een variatie erop.

Tellen op POS

Alles wat het telscherm kan.

Drie manieren om te tellen

Wat je na elke scan ziet

Een scan telt meteen mee — je hoeft eerst nergens op te tikken. Daarna laat het scherm zien wat er geteld is:

• De foto, de naam en de variant van het product, zodat je het kunt vergelijken met wat je in handen hebt
• Het aantal waar het nu op staat, in een vakje dat je kunt overtypen als het niet klopt
• Volgende scannen om door te gaan, of Klaar met scannen om terug te gaan naar de lijst

Als je een nieuw getal typt, verschijnt er een knop Opslaan die het aantal noemt dat wordt weggeschreven. Je hoeft er niet op te tikken — doorgaan met Volgende scannen slaat het ook op, dus een correctie gaat nooit verloren.

Nul geteld is niet hetzelfde als niet geteld

Dit is het onderscheid waar de hele app om draait, en het enige dat je je personeel echt moet uitleggen.

Als twee producten dezelfde barcode hebben

Shopify staat het toe, dus de app vraagt het in plaats van te gokken: “2 producten hebben de barcode 5012345678900. Tik op degene die je hebt gescand.” Jij hebt het artikel in handen — jij kunt ze uit elkaar houden.

Tellen zonder bereik

Tellingen worden eerst op het apparaat opgeslagen en verstuurd zodra de verbinding terug is. De regels worden hoe dan ook meteen bijgewerkt. Een apparaat houdt maximaal 250 wachtende tellingen vast.

Tellingen vanuit het beheercentrum

Alles wat je op een telefoon kunt, kun je ook op een computer — plus het nakijken, wat op een groot scherm makkelijker gaat.

Er een aanmaken

Druk op Nieuwe voorraadtelling, kies de locatie en kies wat je wilt tellen.

Een telling nakijken

Je kunt hier ook rechtstreeks in een telling scannen, met de scanbalk boven aan de pagina — handig met een USB-scanner aan de computer.

Wijzigen wat POS mag, midden in een telling

Cyclustellingen

Steeds een deel tellen, volgens een schema, in plaats van de winkel te sluiten voor een volledige telling.

Er is geen aparte stand voor “cyclustellen” — het is simpelweg wat er gebeurt als je een telling beperkt tot een deel van een locatie. Kies elke dag een ander deel en je bent aan het cyclustellen.

Een schema dat werkt

Deel het op naar waar je schappen echt op georganiseerd zijn — meestal leverancier of producttype. Tel elke dag één deel, elke dag op hetzelfde moment, en je komt in twee weken overal doorheen zonder ooit te sluiten.

Tellingen zijn beperkt tot 3.000 producten per stuk, wat nog een reden is om in delen te tellen in plaats van alles tegelijk.

Blind tellen

Het getal van Shopify verbergen voor wie de telling doet.

Iemand die “Shopify heeft er 12” ziet staan, telt meestal tot twaalf en stopt dan. Ze stoppen met tellen en beginnen met bevestigen. En wie een tekort verbergt, kan gewoon het getal intypen dat het scherm al gaf.

Bij een blinde telling verdwijnt dat getal, zodat er wordt vastgelegd wat er echt op het schap ligt.

Het later wijzigen

Vanuit het beheercentrum, beide kanten op, meteen. Vanaf POS kun je de stand van een lopende telling helemaal niet wijzigen.

Er geldt één bewuste regel bij het starten van een telling op POS: een telling blinder maken mag altijd, maar een minder blinde telling starten over schappen die al blind geteld worden, wordt geweigerd — anders zou iedereen een tweede telling over dezelfde producten kunnen openen en de getallen daaruit aflezen.

Afronden en doorvoeren

De stap die Shopify echt verandert.

Een telling afronden sluit hem voor verder tellen. Er verandert niets in Shopify. Doorvoeren staat daar los van, en zegt altijd eerst hoeveel artikelen er veranderen.

Wat te doen met artikelen die niemand heeft geteld

De telling lezen

Verwacht ligt met opzet vast — als het de actuele voorraad zou volgen, veranderde het verschil bij elke verkoop. Staat een telling al een tijd open, druk dan op Bijwerken vanuit Shopify op de pagina van de telling om het opnieuw te lezen.

Van gedachten veranderen

Heropenen zet een afgeronde telling terug op tellen. Bij een telling die al is doorgevoerd gebruik je Heropenen om te hertellen — dat leest eerst de aantallen van Shopify opnieuw, zodat je telt tegen de huidige getallen.

Leveringen

De dozen van een leverancier controleren voordat de inhoud jouw voorraad wordt.

1. Maak de order aan Beheer

   Inkooporders → Inkooporder maken. Kies de bestemmingslocatie en de leverancier, en voeg daarna producten toe met aantallen en kosten.

2. Plaats hem, verstuur hem daarna Beheer

   Order plaatsen wanneer hij naar de leverancier gaat, Markeren als verzonden wanneer die hem verstuurt. Allebei alleen administratie — er verandert niets in Shopify.

3. Tel wat er is aangekomen POS

   Open de tegel Leveringen, kies de order en scan elk artikel terwijl je uitpakt.

   Elke scan telt meteen mee en laat zien wat er geteld is — de productfoto, de naam, en het aantal waar het nu op staat, met wat er volgens de papieren besteld was. Klopt het getal niet, wijzig het daar, en tik daarna op Volgende scannen om door te gaan of op Klaar met scannen om terug te gaan naar de lijst.

   De camera sluit zichzelf na elke scan, dus je ziet altijd wat er is vastgelegd in plaats van een zoeker.

   In het beheercentrum kun je ook op Alles ontvangen drukken als je de dozen op het oog hebt gecontroleerd.

4. Voeg het toe aan Shopify POS

   Druk op N stuks toevoegen aan Shopify en voer de manager-toegangscode in. Pas nu gaat je voorraad omhoog.

Meer ontvangen dan je hebt besteld wordt geweigerd, tenzij je Meer ontvangen dan er besteld is toestaan aanzet bij Instellingen.

Overdrachten

Voorraad verplaatsen tussen je eigen locaties.

Met opzet tweezijdig: de ene locatie verstuurt, de andere telt wat er echt is aangekomen. Shopify verandert pas bij die tweede stap, dus voorraad die onderweg is raakt nooit zoek.

1. Stel hem samen Beheer

   Overdrachten → Overdracht maken. Kies oorsprong en bestemming en voeg daarna producten toe. Je kunt er ook een beginnen op POS met de tegel Overdrachten.

2. Verstuur hem Beheer

   Markeren als verzonden. Er is nog niets verplaatst in Shopify.

3. Tel hem in aan de andere kant POS

   Op een apparaat dat is ingelogd op de bestemming verschijnt de overdracht onder Onderweg naar jou. Scan elk artikel terwijl je uitpakt.

   Net als bij leveringen telt elke scan meteen mee en zie je het product en het nieuwe aantal, met een vakje om het te corrigeren. De camera sluit na elke scan, zodat je kunt zien wat er is vastgelegd.

4. Verplaats de voorraad POS

   Bevestig, en Shopify verplaatst het: omlaag bij de oorsprong, omhoog bij de bestemming, in één stap.

Voorraad aanpassen

Eén product ter plekke corrigeren, zonder een telling uit te voeren.

Eén kapotte doos gevonden? Open het product op POS en gebruik Voorraad aanpassen. Typ hoeveel er echt liggen, kies een reden, sla op.

De redenen zijn standaard Beschadigd, Diefstal of verlies, Verkeerd geteld, Teruggestuurd naar leverancier en Verlopen. Wijzig ze bij Instellingen → Voorraadtellingen → Redenen voor aanpassingen, één per regel. Personeel kan ook een eigen reden typen.

Af en toe de moeite van het nakijken waard: een maand diefstal zegt dat je de uitstalling moet verplaatsen; een maand beschadigd zegt dat je de stelling moet repareren.

Bestelpunten

Te horen krijgen wat opraakt, voordat het op is.

Zet twee getallen bij een product op een locatie: Waarschuw me bij en Vul weer aan tot. Zakt de voorraad tot het eerste getal, dan verschijnt het product bij Wat moet er bijbesteld worden — en de app kan van die lijst een conceptinkooporder maken met de aantallen al uitgerekend.

• Bij het schap — open het product op POS en gebruik Bestelpunt
• In bulk — de pagina Aanvullingen in het beheercentrum, of importeer een spreadsheet

Instellingen

Alles op de pagina Instellingen, wat het doet en hoe het standaard staat.

Producten die buiten tellingen blijven

Een deel hiervan wordt voor je geregeld. Een product waarvan Shopify het aantal niet bijhoudt — een cadeaubon, een dienst, een aanbetaling, een artikel dat op bestelling wordt gemaakt — blijft al buiten elke telling. Er is geen getal om een telling mee te vergelijken en Shopify weigert er een weg te schrijven, dus zo'n product zou alleen maar een regel zijn waar niemand iets mee kan. Daar hoef je niets voor in te stellen.

De instelling is er voor de afwegingen — voorraad die je zou kunnen tellen maar waarvan je hebt besloten het niet te doen: het assortiment van een dropshipleverancier, consignatievoorraad, showmodellen. Geef die producten een tag in Shopify en zet die tag daarna bij Sla producten met deze tags over. Meerdere scheid je met komma's:

Wat personeel mag doen op POS

Manager-toegangscode

Deze uitzetten vraagt eerst om de toegangscode — zodat een apparaat de beveiliging die het beschermt niet zelf kan uitzetten.

Nieuwe tellingen die op POS worden gestart

De standaardinstellingen die een telling overneemt als personeel er een start op een apparaat. Ze hebben geen invloed op tellingen die in het beheercentrum worden aangemaakt.

Ontvangen op POS

Veelgestelde vragen

De dingen die mensen vragen voordat ze tegen een probleem aanlopen.

Problemen oplossen

De meldingen die je het vaakst tegenkomt, en wat elke melding betekent.

Woordenlijst

Wat de app niet doet

Ronduit gezegd, zodat je vroeg kunt zien of het past bij hoe jij werkt.

• Er gebeurt niets automatisch. Er worden geen orders voor je geplaatst, geen e-mails verstuurd, geen tellingen ingepland. Bestelpunten maken een concept dat jij nakijkt — ze kopen nooit iets.
• Eén locatie per telling. Om twee winkels te tellen voer je twee tellingen uit.
• De app houdt geen serienummers, batches of houdbaarheidsdata bij. Hij telt hoeveel je er van een variant hebt.
• De app drukt geen barcode-etiketten af en maakt geen barcodes aan voor producten die er geen hebben.
• De app voorspelt geen vraag. Bestelpunten zijn getallen die jij instelt, geen voorspelling.
• De app koppelt niet met boekhoudsoftware en stuurt nergens kosten heen. Exporteer de CSV als je de cijfers ergens anders nodig hebt.

Kaart voor je personeel

Je personeel gaat deze handleiding niet lezen. Print dit stukje en hang het op in het magazijn.

Hulp krijgen

Support gaat per e-mail, van de persoon die de app heeft gebouwd.

Dat betekent geen wachtmuziek en geen script van de eerste lijn — maar ook dat er één persoon antwoordt, dus hoe meer je eerste mail bevat, hoe sneller dit voorbij is.

Voordat je schrijft

Kijk bij Problemen oplossen. De meeste weigeringen zijn de app die met opzet iets tegenhoudt, en de melding zegt welke instelling ervoor verantwoordelijk is.

Wat je erbij zet

mimiapps11@gmail.com